Puesta en Marcha de Llave de Sistema Epsilon

El principal objetivo de la puesta en marcha de Llave es el de traducir en la base de datos la situación financiera de la empresa y sus características especiales. Eso se realiza, principalmente, a través de un Asiento de Apertura. El Asiento de Apertura puede contener todos los detalles requeridos. Esto es posible debido a las características especiales de las cuentas y los asientos contables de Llave que tienen asociadas propiedades tales como la moneda, el centro de costos, el auxiliar (cliente, proveedor, empleado, mercadería, materia prima, etc.), cantidad y unidad de medida. Además, las cuotas y las fechas de vencimiento de cuentas de clientes y proveedores se asocian directamente a la cuenta correspondiente dentro del asiento contable.

Las tareas de puesta en marcha de Llave se dividen en los siguientes puntos:

Configuración de parámetros esenciales: consiste en configurar los cetros de costos de la empresa y los auxiliares.
Configuración del Plan de Cuentas: en función de la configuración de Parámetros.
Configuración del sistema: definiciones de seguridad de acceso, características especiales de la empresa, etc.
Asiento de Apertura

A. Configuración de Parámetros Esenciales

Centros de Costos de la Empresa

Los Centros de Costos se definen en la ficha Sucursales del menú Herramientas / Configurar el Sistema.

Los centros de costos de la Empresa pueden ser:

Las áreas de negocio: cada área de negocio de la empresa corresponde a centros de costos diferente. Ej.: División Seguro Médico; División Policlínica; y Laboratorio. Otro ejemplo: División de Obras, División de Servicios.
Es conveniente agregar al Plan de Cuentas cada una de las divisiones.
1. Como subtítulos de las cuentas “INGRESOS POR VENTAS”.
2. Como subtítulos de las cuentas de “COSTO”.
Las áreas administrativas: También pueden definirse otros centros de costos para separar la contabilidad y mejorar el control. Por ejemplo: Administración; Producción.
Las Sucursales (Centros de Costos): Por último se pueden definir Centros de Costos para las Sucursales de la empresa. Luego se agrupan los centros de costos en diferentes Regiones según los informes financieros requeridos.

Los Centros de Costos definidos pueden ser agrupados en Regiones para obtener informes consolidados de un conjunto de Centros de Costos o Sucursales.

Clasificación de los auxiliares

Las clasificaciones que se definen a seguir deben traducirse al Plan de Cuentas como cuentas de asiento. Luego, Llave tomará del Plan de Cuentas las opciones de clasificación para cada uno de los auxiliares. Por ejemplo, cuando se añade un nuevo cliente a la lista de clientes, las opciones de clasificación serán las mismas que se definan en el Plan de Cuentas.

Clasificación de Clientes: Por ejemplo: Seguro Colectivo, Seguro Familiar y Varios. Otro ejemplo: Cliente particulares, Clientes del Estado.
Clasificación de Proveedores: por ejemplo: Sanatorios, Hospitales, etc. Otra clasificación: Proveedores locales, proveedores extranjeros.
Clasificación de Empleados: por ejemplo:
1. Personal Administrativo;
2. Personal de Ventas, si existe es obligatorio que estén agrupado en forma diferenciada;
3. Un grupo para cada división de la empresa donde existan personales cuyas remuneraciones se consideran costo de producción de bienes o servicios;
Clasificación de Servicios: por ejemplo: Consultas Médicas, Estudios de Diagnóstico, etc.
Cada grupo de servicio puede ser clasificado, a su vez, en subgrupos. Por ejemplo, el grupo Estudios de Diagnóstico puede clasificarse en Simples y de Alta Complejidad. Sin embargo, los subgrupos no se traducen al Plan de Cuentas.
Clasificación de las Mercaderías: por ejemplo, medicamentos, materiales descartables. Otro ejemplo para una casa de sanitarios: azulejos, pisos, accesorios para el baño, etc.
Cada grupo de mercadería puede ser clasificado, a su vez, en subgrupos. Esta subclasificación es muy útil si se cuenta con una gran diversidad de mercaderías, por ejemplo, una farmacia muy surtida. Los subgrupos no se traducen al Plan de Cuentas.
Clasificación de Materia Prima: por ejemplo: materiales eléctricos, materiales de construcción, materiales sanitarios, etc.
Clasificación de materiales de oficina y repuestos de bienes de uso: en el caso de que se desee activarlos para llevar un control de stock de los mismos.
Clasificación de los activos fijos: esta clasificación es conveniente realizarla según la clasificación establecida por el estado para la depreciación y el revalúo de los mismos.
Otras clasificaciones: de propietarios, de otros agentes y de inversiones temporarias.

B. Configuración del Plan de Cuentas

La Configuración del Plan de Cuentas se realiza de manera a traducir la organización de la empresa conforme a la Configuración de Parámetros anterior.

C. Configuración del Sistema

En el cuadro “Configurar el Sistema” del menú Herramientas, el usuario puede configurar los siguientes parámetros

Contabilidad
- Configuración del cuadro de resultado
- Periodos contables
- Cierres de gestión para el control y bloqueo de la base de datos.
- Porcentaje del IVA para la generación automática de los asientos
- Porcentajes de retención de impuesto a la renta y del IVA
Definición de los grupos de Auxiliares: Mercaderías, materias primas, materiales de oficina y repuestos, Activos Fijos y Servicios
Definición de Sub grupos para mercaderías y servicios
Monedas: Tasa de cambio diario, cantidad de decimales, formato de cada moneda para los informes
Sucursales y/o Centros de Costos: se pueden crear todas las que la empresa requiera
Sucursal o Centro de Costos predeterminado
Regiones de Sucursales y/o Centros de Costos: para agrupar los Centros de Costos según las necesidades de información.
Numeración automática de los documentos por Sucursal o Centro de Costos para cada tipo de documento
Definición de unidades de medida para el control de stock
Configuración de impresión de cheques, y facturas.
Códigos genéricos para asientos manuales
Datos de la empresa para el balance de 8 columnas
Logotipo de la empresa para los informes
Para las ventas:
- Definición de categorías de descuentos.
- Cálculo automático de descuentos en función a la categoría de los clientes
- Control de existencia antes de las ventas (alternativo)
- Avisos automáticos de cuotas vencidas
- Porcentaje de interés diario y días de gracia para el cálculo automático de interés en los Asistentes de Cobranza y de Pago
- Cálculo automático de interés diario con días de gracia.
- Plazo predeterminado para las facturas a crédito
- Modalidad de pago de los clientes
- Categorías de clientes
Para las compras
- Avisar diariamente los cheques emitidos asociados a Ordenes de Pago que todavía no fueron entregados cuando superen tiempo emisión establecido.
- Aviso de cheques diferidos vencidos que no tienen recibo registrado
- Plazo predeterminado para las facturas a crédito
Modalidad de generación automática de los números de documentos internos
Cantidad de decimales en la columna cantidad de los documentos.

D. Asiento de Apertura

Es conveniente tener realizado el Asiento de Apertura para empezar a trabajar de manera que el sistema pueda controlar las operaciones que deben tener una referencia anterior como por ejemplo los pagos y cobranzas por facturas y contratos.

Se puede empezar a utilizar Llave si que el asiento de apertura esté totalmente registrado. Sin embargo, es de fundamental importancia que los siguientes estén registrados y sean completos y correctos.

Cuentas corrientes: los saldos de las cuentas corrientes de los agentes – clientes, proveedores, empleados y órganos oficiales – deben estar detalladamente registrados. Para ello se deben registrar los propios documentos que están pendientes de cobro o de pago y utilizar los recursos de Llave para detallar las cuotas y las fechas de vencimiento para luego, generar el asiento de apertura a la fecha de inicio de la utilización de Llave. En este punto deben considerarse también los Contratos pendientes que deben ser tratados con el mismo rigor y detalle que los demás documentos.
Si se opta por registrar cada documento, aquellos que corresponden a compras de mercaderías y materias primas se deben registrar sin el detalle de los mismos por que se puede determinar los saldos en el stock correspondiente a cada compra. Para ello, en vez de la cuenta de mercadería debe utilizarse una cuenta provisoria que no requiera indicar el código de la mercadería que se compra.
El asiento de apertura generado se completa con los demás datos.
Saldos en bancos: como resultado de la experiencia de implantación del sistema en varias empresas, se ha visto que es de fundamental importancia registrar correctamente los saldos de cada cuenta de banco. Para ello se debe realizar la conciliación de cada una de ellas de manera a estar absolutamente seguros de los saldos. Las cuentas en monedas extranjeras se registran en su propia moneda y en la moneda local – el guaraní – a la tasa correspondiente al día del asiento de apertura.
Inventario de Mercaderías: si las mercaderías no están codificadas se debe, en primer lugar, planear cuidadosamente un sistema de codificación para luego realizar el inventario y registrarlo por uno de los siguientes métodos:
- En un documento de compra ficticio: es la manera más fácil por que los formularios de compra poseen recursos que facilitan la carga de este tipo de datos. Pueden registrarse varios documentos para hacer más fácil la carga. La fecha de carga debe ser anterior a la del asiento de apertura planeado, entonces, al generar el asiento de apertura, se transferirán los datos de manera conveniente.
- En el asiento de apertura: si las mercaderías son pocas pueden ser registrados manualmente en el propio asiento de apertura.
Inventario de Materias Primas: deben seguirse las mismas recomendaciones hechas para las mercaderías.
Activos Fijos: todos los activos fijos de la empresa deben también estar cuidadosamente codificados y luego registrar para cada uno de ellos sus saldos de Valor Revaluado y de Depreciación Acumulada. Además, se deben completar los datos de fecha de adquisición y valor inicial de cada uno de ellos en la tabla auxiliar de los activos fijos.

Para las demás cuentas se requiere solo el saldo a la fecha de la apertura.

Si se empieza en una fecha diferente a la del inicio del periodo contable, entonces, también se deben registrar los saldos de cada cuenta de resultado, a la fecha.

Puesta en Marcha