La configuración de los periodos contables se realiza a través del formulario de Configuración de Periodo Contable al que se accede desde el menú Herramientas.

Este formulario posee los siguientes controles:

Cuadrícula de Configuración

En la misma, cada línea corresponde a un periodo contable y posee las siguientes columnas:

1. Periodo Actual: es una casilla de verificación que puede ser tildado por cualquier usuario para indicar el periodo contable en el que desea trabajar. La configuración del periodo solo afecta a la instancia actual de Llave, es decir, cada usuario en la red puede trabajar en diferentes periodos contables sin que los demás se vean afectados. Además, pueden ejecutar varias instancias de Llave en una misma máquina y configurar, para cada una de ellas, periodos contables diferentes.
2. Inicio: es la fecha de Inicio del periodo contable que es siempre el día siguiente de la Fecha de Finalización del Periodo Contable anterior. No puede ser modificado por ningún usuario excepto la fecha de inicio del primer periodo contable que puede ser modificado por el Administrador del Sistema.
3. Final: Es la fecha de finalización del periodo contable. Puede ser modificado por el Administrador del Sistema siempre que no existan asientos de cierre del periodo o de reapertura del siguiente periodo.
4. Periodo Cerrado: indica que todo el periodo está cerrado. Se tilda automáticamente cuando se genera el cierre a través del Asistente de Cierre.
   Nota: Si esta casilla esta tildada, indicando que el periodo está cerrado, el Administrador del Sistema puede “desmarcarlo” para permitir correcciones durante el periodo, sin embargo, se borrarán los asientos de cierre de todos los Centros de Costos de ese periodo y de periodos posteriores, pero NO se borrarán los Asientos de Reapertura de los próximos periodos.
5. Cierre de Gestión: es una fecha intermedia, entre el inicio y el final del periodo, que tiene el objeto de impedir que se modifiquen o se borren los documentos entre el inicio del periodo y esta fecha. Esta fecha puede ser modificada por el Administrador del Sistema. La fecha vacía indica que pueden modificarse los documentos de todo el periodo contable.
   Puede utilizarse el Asistente de Cierre para realizar Cierres de Gestión con el objeto realizar un Control exhaustivo del estado de todos los documentos. En estos casos no se generarán Asientos Cierre y Reapertura.

Botón Nuevo Periodo Contable Inicial

El periodo contable inicial es el primer periodo que aparece en la cuadrícula. Para modificar el periodo contable inicial, que figura actualmente en la cuadrícula, debe pulsar el botón Nuevo Periodo Inicial. Se requiere nivel de Administrador del Sistema.

Botón Nuevo Periodo Contable Final

Añade a la cuadrícula un nuevo periodo contable inmediatamente posterior al último que figura en la misma.

Botón Datos Estadísticos

     Pulsando este botón, la cuadrícula se extenderá para mostrar las siguientes columnas:

6. Asientos sin Fallas: fecha hasta la cual, el Asistente de Cierre comprobó que no existen incongruencias lógicas en los asientos contables.
7. Total Documentos: Cantidad total de Documentos del Periodo.
8. Documentos Suspendidos: Cantidad de Documentos en Estado “Suspendido”:
9. Documentos Anulados: Cantidad de Documentos en Estado “Anulado”
10. Ultimo Cierre: es la fecha en que se generó el último cierre de periodo.
11. Ultima Apertura: (o Reapertura) es la fecha en que se modificó por última vez el asiento de apertura.

Para configurar la impresión de documentos en formularios continuos preimpresos seleccione Configurar Impresión en el menú Archivo y luego seleccionar Documentos. Para tener acceso a este recurso es necesario que el usuario esté clasificado como Administrador del Sistema.

Pueden configurarse la impresión de los siguientes documentos internos de la empresa:

• Factura Contado
• Factura a Crédito
• Tiquetes
• Comprobantes de Retención de Impuestos.
• Cheques: una configuración por cada cuenta de Banco en el Plan de Cuentas.
• Pagarés.
• Documentos especiales: Cupones de Cobranza, Chequeras para Medicina Prepaga, Contratos, Planes de Medicina Prepaga.

Controles del Formulario

Datos Generales: es una cuadrícula, en la que cada línea, corresponde a un documento configurado. Para añadir nueva línea (nueva configuración) a esta cuadrícula o para borrar una línea (borrar configuración existente) haga clic con el botón derecho del mouse, dentro del área de la cuadrícula, para que se muestre un menú contextual para el efecto. Cuando borra línea, se eliminan también todos los datos correspondientes a esa configuración en la cuadrícula Parámetros de cada Dato. Y, por el contrario, cuando añade una línea, entonces, la cuadrícula Parámetros de cada Dato aparece en blanco. Esta cuadrícula de Datos Generales posee las siguientes columnas.

Tipo de Documento: es un cuadro de lista desplegable con los tipos de documentos que se pueden crear. Una vez seleccionado y guardada la configuración ya no se puede modificar. Cuando se selecciona configurar un Cheque, Llave solicitará la cuenta de banco correspondiente. Es obligatorio indicar este dato.

Cuenta de Banco: la cuenta de banco a la que corresponde la configuración. Se utiliza solo cuando el tipo de documento es un Cheque.

Descripción: la descripción de la configuración. Es obligatorio indicar este dato.

Ancho del papel: indica la cantidad de caracteres a lo ancho del papel. Es obligatorio indicar este dato.

Alto del papel: indica la cantidad de caracteres a lo alto del papel. Es obligatorio indicar este dato.

Líneas en detalle: indica la cantidad de líneas prevista en el formulario continuo para el detalle. Son las líneas que figuran normalmente bajo las columnas: cantidad, descripción, precio unitario, exentas, gravadas. Es obligatorio indicar este dato si el documento posee líneas de detalle.
Nota: para los tiquetes el valor de esta columna debe ser UNO por que Llave lo incrementa según se requiera.

Interlineado en Detalle: especifica el interlineado solo en la parte del detalle de los documentos que lo poseen, como las facturas y los tiquetes. El valor predeterminado es uno.
Nota: no se debe confundir con el Interlineado en Texto Expandido.

Controlar Secuencia: es una casilla de verificación que se tilda para que Llave controle la secuencia de numeración de los documentos al ordenar la impresión. De esta forma, si la impresión no sigue la secuencia esperada, Llave dará un aviso para corregirlo en caso necesario.

Numeración: indica el valor y la longitud del último número ya impreso. Ejemplos: a) si especifica 000457, todos los números generados serán de longitud igual a 6, a partir del 000458 en adelante. b) Para que el próximo número a imprimirse sea el primero de la serie, o sea el número 1, indique una ristra de ceros que definan la longitud con que deben imprimirse los números: por ejemplo, indique 000000000, para que el próximo número a imprimirse sea el 000000001.

Es obligatorio indicar este dato.

Notas:

       Configuración Local: Por otro lado, este parámetro puede ser definido localmente para cada máquina. Llave, primero busca si existe una Configuración Local para la máquina desde la que se está ordenado la impresión, en cuyo caso toma esa configuración y, si no existe, toma la configuración general que se define en este formulario. En el capítulo de Configuración Local se indica como realizar esta definición.

Importante: este control de numeración no hace distinción de Sucursales o Centros de Costos.

Cantidad de copias: indica la cantidad de copias que se imprimen. El valor predeterminado es 1 (uno).

Solicitar Cantidad de Copias: tilde esta casilla de verificación para que Llave le solicite la cantidad de copias a imprimir todas las veces que se ordena la impresión del documento. La cantidad predeterminada será la que se indicó en la casilla anterior.

Control de Cliente: Si esta casilla de verificación está tildada Llave creará una tabla especial para registrar el código del cliente para el cual se imprime el documento de manera que, la próxima vez que se intente imprimir de nuevo el mismo documento para el mismo cliente, Llave avise que el documento ya fue impreso para el mismo.

Combinar con Documento de Word: cuando esta casilla de verificación está tildada Llave solicitará el archivo de Word que rellenará con los datos en vez de imprimirlo directamente en la impresora.

Texto del Encabezado: algunos documentos, por ejemplo los contratos, pueden requerir la impresión de un texto extenso al inicio del mismo. Al hacer clic con el mouse en la casilla, se abrirá un cuadro de texto para editarlo. Para insertar un dato dentro del texto, debe escribir el nombre del dato encerrado entre los símbolos < y >.

Texto al Final: como en el caso anterior, para imprimir un texto extenso al final del documento.

Vocales sin acentos: cuando está tildada se convierten todas las vocales acentuadas de los textos en vocales sin acento. La “ñ” se transforma en “n”

Código: código de identificación única generada por Llave.

Parámetros de cada dato: es la cuadrícula que está inmediatamente debajo de la cuadrícula de Datos Generales. En ella aparecen los parámetros de impresión para cada uno de los datos del documento seleccionado en la cuadrícula de Datos Generales. Para añadir o eliminar líneas de la cuadrícula, haga clic con el botón derecho del mouse en la cuadrícula. Posee las siguientes columnas:

Dato: Es un cuadro de lista desplegable con los datos disponibles para el documento actual. Es obligatorio indicar este dato.

Descripción: descripción del dato. Normalmente no es obligatorio rellenar este campo. Sin embargo, en algunos casos, esta columna sirve para indicar directamente el texto a imprimir. Los nombres de los datos que imprimen el texto que se encuentra en esta columna empiezan con un asterisco (*).

Línea: la línea en la que debe aparecer el dato. Cuando es un dato del detalle del documento, basta con indicar la posición de la primera línea. Es obligatorio indicar este dato.

Columna: indica la cantidad de caracteres desde el borde izquierdo del papel hasta el inicio del dato. Es obligatorio indicar este dato.

Ancho: indica el ancho del dato en cantidad de caracteres. Es obligatorio indicar este dato.

Alineación: Es un cuadro de lista desplegable con las opciones: Izquierda, Derecha, Centrada. El valor predeterminado es Izquierda para los datos de texto y Derecha para los datos numéricos.

Formato: La opciones de formato son:

• Para Datos Monetarios: Formato Predeterminado; Sin Formato; En Letras (Transforma el número en letras). El formato Predeterminado es el definido para la moneda del documento. Si no existe una moneda asociada al documento se utiliza el formato establecido para la moneda local (el guaraní).
• Para el Año: cuando se toma el dato Año separado de la fecha: Cuatro dígitos; Dos dígitos finales; Solo el dígito final.
• Para los campos de Fecha: no hay opciones de formato por que se toman directamente la configuración que el usuario realizó en Windows.

Expandir: (pendiente) marque esta casilla para que el texto se expanda y continúe para abajo si no cabe en el ancho establecido.

Columna en Texto Expandido: para indicar un nuevo valor de Columna en caso de expandirse el texto. Se aplica a las siguientes líneas después de la primera donde se inició la impresión del dato. Para la primera línea se aplica el valor de Columna descripta más arriba.

Interlineado para Texto Expandido: especifica el interlineado para los textos que se expanden en varias líneas. El valor predeterminado es uno.
Nota: este parámetro no se aplica a los datos que se encuentran en la zona del detalle de los documentos tales como las facturas y los tiquetes, ya que para estos casos se utiliza el parámetro de los datos generales.

Fuente: (pendiente) Fuente de letra.

Estilo: (pendiente) negrita, cursiva, etc.

Es detalle: es una casilla de verificación que debe estar tildada cuando el dato debe ir dentro del detalle del documento. El detalle del documento se refiere a las líneas que figuran normalmente bajo las columnas: cantidad, descripción, precio unitario, exentas, gravadas.

Carácter de Relleno: puede indicar que se rellene el espacio sobrante, después de formatear y alinear un dato, con el carácter que escriba en esta columna. En textos expandidos, se rellena solo la última línea, y además, solo se rellena si está alineado a la izquierda.

Desactivar Impresión: es para impedir que el dato se imprima sin necesidad de eliminarlo de la configuración y así, poder volver a activarlo en cualquier momento solo desmarcando esta casilla de verificación.

Ordenar: al hacer clic en este botón para ver los datos en la misma secuencia en que serán impresas (por su Línea y Columna). El sistema lo reordena siempre antes de realizar una impresión, entonces, no es obligatorio que el usuario lo haga.

Cerrar: botón para cerrar el formulario.

Comentarios

La impresión para rellenar formularios preimpresos se realiza en modo MS-DOS (no en modo gráfico). Entonces, los cálculos de ubicación de los campos de datos – en líneas y columnas – dependen del tipo de letra que la impresora utiliza en forma predeterminada. Para lograr un buen relleno de datos deben realizarse pruebas de impresión e ir corrigiendo la configuración según el resultado que se obtenga.

Algunos documentos pueden también ser impresos sin que exista una configuración de impresión en formulario continuo. Este es el caso de las Facturas Contado y Facturas a Crédito que se imprimen, a modo informativo (sin valor oficial). En estos casos la impresión se realiza con todos los detalles sin necesidad de formulario preimpreso. Cuando no existe una configuración de impresión en formulario continuo para estos documentos, la impresión se realiza siempre “a modo informativo”.

Cuando ya existe una configuración de impresión en formulario continuo la impresión se envía, de forma predeterminada, al formulario preimpreso. Sin embargo, puede seleccionar la opción “Documento, modo informativo” en la lista desplegable de la Barra de Herramientas.

Errores de solapamiento: ocurre cuando se superponen los campos previstos para dos datos en la misma línea. Por ejemplo, hay solapamiento en la zona verde entre el dato “celeste” y el dato “amarillo”.

Posición del primer dato

Posición del siguiente dato

Al finalizar el formulario el sistema controla e informa si existen solapamientos en cuyo caso no vuelve al formulario. Sin embargo, Llave no controla si los datos expandidos en las siguientes líneas provocarán solapamientos.

Para configurar impresión de cheques

Algunas recomendaciones surgidas de la experiencia de configurar para impresoras de carro corto:

Los formularios continuos para imprimir cheques suelen ser más anchos que las hojas perforadas de tamaño carta. Sin embargo, eso no implica que deba considerar que el ancho de la página en la configuración del cheque sea mayor que 80 caracteres. El máximo ancho a configurar debe ser siempre de 80 caracteres por que de lo contrario, los caracteres que se impriman después de los 80 caracteres saltarán a la siguiente línea inutilizando el cheque.

La otra recomendación es que la configuración se planifique con la hoja totalmente encostada a la izquierda del carro. De esa manera, la primera columna imprimible quedará un poco alejada del borde izquierdo de la hoja pero, en esa zona no es necesario imprimir desde muy cerca del borde de la hoja, sin embargo, la columna número 80 llega hasta el mismo borde derecho del formulario de cheque.

Algunos parámetros de la Configuración de Llave pueden ser definidos localmente asociados a cada máquina de la red. Para realizar esta configuración es necesario que el usuario tenga un nivel de acceso de Administrador del Sistema.

Para establecer o modificar la configuración local de una máquina, ejecute Llave desde la misma y, luego ejecute Configurar el Sistema en el menú Herramientas, allí seleccione la Ficha “Avanzado” y pulse el botón “Configuración Local”.

Los parámetros son los siguientes:

1. Numeración de formularios preimpresos: cuando los documentos utilizan formularios preimpresos, cada máquina puede poseer impresoras independientes con una secuencia de números de documentos diferentes. Entonces, con este recurso puede definir la configuración (valor y longitud) propia para cada computadora. Vea también el capitulo Configuración de Impresión de Documentos.
2. Avisos de vencimientos: Establece si se ejecutan los controles para avisos de vencimientos cuando se ejecuta Llave en la máquina actual. Cuando Llave se ejecuta realiza algunas comprobaciones tales como las de vencimientos para cobro de cuotas, o cheque emitidos no entregados con más determinados días de antigüedad, etc. Sin embargo, en algunos casos no es necesario que realice las mismas comprobaciones y avisos en cada máquina en la que Llave se ejecuta. Los Avisos de Vencimientos se habilitan en forma predeterminada en todas las máquinas.
3. Sucursal o Centro de Costos Predeterminado: define la Sucursal o Centro de Costos que aparece por defecto en los nuevos documentos de operaciones comerciales, exclusivamente para la máquina actual.
4. Ruta predeterminada para la copia de seguridad: vea la ayuda para copia de seguridad.

Comentarios

La Configuración Local se almacena en un archivo llamado llcf_loc.ini que se encuentra en el directorio raíz del disco duro.

Derivado de una exigencia del Ministerio de Hacienda los números de los documentos poseen una estructura preestablecida en la reglamentación oficial correspondiente.

En Llave, todos los documentos pueden configurarse para poseer una estructura determinada de manera que la generación automática siga dicha estructura. Sin embargo, la que establece el Ministerio de Hacienda es muy extensa en la cantidad de dígitos y por lo que Llave permite registrarlo de manera resumida, por ejemplo:

• Si tenemos el siguiente número de documento según su estructura oficial: 001-005-0001258, entonces,
• La configuración que establecemos en Llave puede ser: 5.1258, para que los números generados sean: 1.5.1259, 1.5.1260, 1.5.1261 y así sucesivamente. Cuando el número llega a límite máximo (1.5.9999), Llave incrementará automáticamente el número de dígitos generados para que el siguiente número sea: 1.5.10000.

Registra los números en la forma así simplificada trae muchos beneficios:

• Lleva menos tiempo si se tienen que escribir los números. En caso de documentos de terceros se tendrán que registrar siempre los números en forma manual por lo que también es conveniente utilizar la forma simplificada.
• En los informes ocupan menos espacios, dejando mayor espacio para los demás datos que pueden aportar información igualmente valiosa.

Diferenciar la numeración por código de establecimiento

Cuando el número de documento tiene una parte que corresponde al código del establecimiento (los tres primeros dígitos del número: 001-005-0001258) puede crear un Centro de Costos por cada establecimiento o sucursal y, en la definición del Centro de Costos, configurar que su numeración será independiente, es decir, la columna “Num Por” queda con el código del mismo Centro de Costos. Esto le permitirá configurar la estructura de numeración específicamente para ese establecimiento.

En Llave el IVA se trata de tal forma que se puede establecer con facilidad el porcentaje a ser aplicado, en forma automática conforme a la configuración o manualmente en cada documento. De la misma forma, se pueden configurar los parámetros de las retenciones del IVA como se muestra en el siguiente formulario de configuración:

Para ejecutar este formulario: menú Herramientas/Configurar el Sistema, allí hacer clic en el botón Configurar Impuestos.

Este formulario posee dos Fichas para configurar los Perfiles Predeterminados y los Perfiles de IVA alternativos como se describe a continuación:

Perfiles Predeterminados

Son los parámetros de porcentaje y de retención del IVA que el sistema aplica por defecto cuando no está asociado un perfil especifico a los bienes y servicios o a las cuentas contables. Los datos que se establecen para cada definición son:

• Tipo de impuesto: seleccionar “IVA – Impuesto al Valor Agregado”.
• Aplicar desde el: a partir de esta fecha el sistema determina cual de las configuraciones de IVA debe se aplicado a un documento, según la fecha de documento.
  Nota: no se permite definir más de un perfil predeterminado para el mismo tipo de impuesto con la misma fecha. Sin embargo, se pueden definir varios perfiles predeterminados, por ejemplo para el IVA, con fecha de aplicación diferentes.
• Porcentaje del Impuesto: El porcentaje predeterminado del IVA;
• Porcentaje de retención;
• Monto base de Retención: Es el monto mínimo total de la factura para practicar la retención; y,
• Seleccionar en Asistente de OP: Tildando esta casilla el sistema permite que se practique la retención automáticamente en el Asistente de Orden de Pago.

Perfiles de IVA Alternativos

En la segunda ficha del formulario se pueden definir parámetros diferentes a los predeterminados para, posteriormente, poder asociarlos a bienes y servicios o cuentas contables que responden a otros perfiles. Los datos que se consignan son los mismos utilizados para los perfiles predeterminados con las siguientes columnas adicionales:

1. Nombre del Perfil: define un nombre para identificar el perfil.
2. Perfil antes de la fecha: para seleccionar un perfil de IVA a ser aplicado antes de la fecha de aplicación del perfil actual. Si este dato está vacío se utilizará el perfil de IVA predeterminado que corresponda.
   Nota: este parámetro se utiliza para determinar el Perfil de Impuesto a ser aplicado cuando el documento que se está tratando es de fecha anterior al Perfil de Impuesto asociado al Bien o Servicio. Es muy importante por que no es posible, como en los perfiles predeterminados, aplicar simplemente la configuración de IVA de fecha inmediatamente anterior.

Definición del IVA a ser aplicado

Las formas de definir perfiles diferentes al predeterminado son:

• Bienes y servicios con perfil especial de IVA: para cada bien o servicio, definido en su correspondiente formulario del Menú Auxiliares, puede seleccionarse un perfil distinto al predeterminado para el IVA. Si es exento del IVA se tilda la opción correspondiente. En las operaciones comerciales, Llave aplicará el perfil de IVA asociado al Bien o Servicio en forma preferencial, sin embargo, el porcentaje aplicado puede ser modificado manualmente por el usuario.
• Cuentas contables con perfil especial de IVA: cada cuenta del Plan de Cuentas también puede tener asociado un perfil distinto al predeterminado para el IVA. El perfil asociado a la cuenta se aplicará siempre y cuando no se refiera a un bien o servicio que a su vez, tiene un perfil especial para el IVA, en cuyo caso, se ignora el que está relacionado a la cuenta y se aplica el del bien o servicio.
• Porcentaje de IVA establecido manualmente: al registrar los documentos, el usuario puede modificar manualmente el porcentaje de IVA determinado por el sistema.

Llave de Sistemas Epsilon

Cronograma de implantación en SERMAT S.A.

Nota: Algunas actividades pueden continuar realizándose después de la fecha tope ( las que en la última columna están marcadas con «à ) por que no afectarán el uso habitual de Llave. Sin embargo, la empresa deberá proponerse una fecha límite para cada caso.

Definición del Hardware y del Sistema Operativo
para Llave de Sistemas Epsilon

Servidor

• Ñ Gabinete INTEL
• Ñ Placa madre INTEL
• Ñ Procesador XEON 1.8 – Pentium IV de 2.4 Ghz
• Ñ Disco Duro SCSI ultra wide de 36 Gb
• Ñ 2 memorias DDR
• Ñ Monitor color de 14 “ (cualquiera)
• Ñ ZIP interno o Grabador de CD
• Ñ Mouse
• Ñ Teclado
• Ñ Tarjeta de red TRICOM
• Ñ Sistema Operativo Windows 2000 Server o 2003 Server

Red

Categoría 5

• Ñ SWITCH TRICOM o CNet de 8 o 16 puertos
• Ñ Cableado UTP
• Ñ Accesorios AMP o KRONE (los de procedencia china NO funcionan)

Estaciones de Trabajo

• Ñ Tarjeta de red TRICOM o CNet.
• Ñ Procesador 950 MHz o INTEL Pentium IV de 1.7 GHz
• Ñ Memoria de 128 Mb
• Ñ Disco de 10 Gb mínimo. 7200 rpm
• Ñ Sistema Operativo Win XP Pro o Window 2000 Pro

Nota: las placas PC-CHIP no funcionan.

Impresora

• Ñ Impresora matricial para imprimir cheques, facturas, comprobantes de retención de impuestos y otros documentos que se imprimen en formularios continuos.