Asistentes

Es un Asistente de Gestión que se ejecuta automáticamente desde los formularios de Operaciones Comerciales cuando Llave detecta que existen cuentas a cobrar, cuentas a pagar o cuando de deben revertir provisiones de pago.

La acción que desencadena la comprobación de saldos es el registro del código del agente (cliente o proveedor). Estas comprobaciones están relacionadas con el tipo de documento de la siguiente manera:

En Ingresos

1. Comprobación de saldos en cuentas corrientes de clientes, cuando se registran:
   1. Recibo de la empresa
2. Comprobación de saldos de Contratos de Venta registrados en cuentas de orden, cuando se registran:
   1. Factura Contado de la empresa
   2. Factura a Crédito de la empresa

En Egresos

3. Comprobación de saldos de cuentas corrientes de proveedores, cuando se registran:
   1. Recibo de terceros
   2. Orden de Pago: se entiende que la Orden de Pago solo se emite por Facturas a Crédito recibidas de proveedores o prestadores.
   3. Comprobante de Pago Crédito: cuando se registra este documento en vez del Recibo del proveedor.
4. Comprobación de saldos en cuentas de Provisión de pago, cuando se registran:
   1. Orden de Pago: para luego cancelar con una Factura Contado o Comprobante de Pago por Contado.
   2. Factura Contado de Terceros
   3. Factura a Crédito de Terceros
   4. Comprobante de Pago Contado: cuando se registra este documento en vez de la Factura Contado del proveedor
   5. Comprobante interno de compra.
5. Comprobación de saldos de Contratos de Compra registrados en cuentas de orden, cuando se registran:
   1. Factura Contado de Terceros
   2. Factura a Crédito de Terceros
   3. Comprobante de Pago Contado: cuando se registra este documento en vez de la Factura Contado del proveedor
   4. Comprobante interno de compra.

Los casos 1 y 3 exigen que haya saldos en cuentas corrientes para realizar cobros o pagos, entonces en estos casos, si la comprobación de saldo del agente (cliente o proveedor) falla, Llave informa y borrar el código del agente si es un nuevo documento. En los otros casos (2. y 4.) no es obligatorio que existan saldos para registrar los documentos y, entonces, no se informa si no hay saldos y se puede continuar la operación de registro normalmente.

Para ejecutar de nuevo el Asistente de Cobros/Pagos se pulsa el botón situado encima de la casilla en la que se registra el código del Agente (proveedor, cliente o empleado).

Formulario del Asistente de Cobros/Pagos

Vea también el Asistente de Cobranzas

Las siguientes características son comunes en ambos asistentes:

• La comprobación de saldos se desencadena con la acción de registrar el código del agente (proveedor o cliente o empleado, etc.). También se puede pulsar el botón que se encuentra inmediatamente encima del código del agente.
• La comprobación incluye a los documentos Desconfirmados. Esto es muy importante por que tiene la finalidad de impedir dobles registros de pagos o cobros de compromisos: una vez con la ayuda del asistente y otra vez simplemente confirmando el documento. Para impedir que el documento sea considerado por el Asistente debe eliminarlo o dejarlo en estado Anulado.
• Documentos pendientes que son mostrados por los Asistentes: muestra todos los documentos correspondientes al Agente (cliente, proveedor, etc.) anteriores o de la misma fecha que el documento que se está registrando (o editando), que están pendientes de pago.
  Nota importante: La afirmación resaltada en negrita tiene una particularidad trascendental: En la lista de los documentos pendientes de pago a la fecha no se incluyen documentos que ya se encuentran cancelados aunque la cancelación se haya realizado en fecha posterior al documento actual. Este comportamiento es muy importante para evitar que el usuario registre dos veces la cancelación del mismo documento o cuota.

En Llave están disponibles dos Asistentes de Gestión para la Cobranza con el objeto de facilitar esta operación de la empresa:

Lista para Cobranza: Consiste en generar la lista para cobranza con las cuotas vencidas de los clientes a una determinada fecha y de acuerdo los parámetros seleccionados por el usuario.

Generar Documentos de Cobro: en base a Lista para Cobranza genera los registros contables de los documentos efectivamente cobrados.

Asistente Relacionado

Vea también el Asistente Interactivo de Cobranza que se ejecuta automáticamente cuando se están registrando manualmente los cobros a los clientes.

Asistente de Cobranzas – Lista de Cobranza

Este Asistente de Gestión de Cobranza tiene la finalidad de elaborar la Lista de Cobranza con las cuotas vencidas a una fecha indicada y, también, calcula los intereses correspondientes a los atrasos.

Paso 1 – Parámetros de la cobranza

Este paso se definen los parámetros para generar la Lista de Cobranza.

• Vencimientos Al: para construir la lista con las cuotas que están vencidas – o estarán vencidas – a esta fecha.
• Cobrador: para incluir solo aquellos clientes que tienen asignado el cobrador indicado.
• Cliente Colectivo: para incluir en la lista solo los clientes que corresponden al cliente colectivo seleccionado.
• Zona: para incluir en la lista solo los clientes de la zona indicada.
• SubZona: para incluir en la lista solo los clientes de la SubZona
• Calcular Interés por Mora: tildando la casilla de verificación con este nombre se calculará el interés por mora de cada cuota vencida con los siguientes parámetros:
  • Fecha de Cálculo: la fecha de cálculo del interés por mora puede ser diferente de la fecha de cálculo de las cuotas vencidas (Vencimientos Al) por que la Lista de Cobranza puede estar preparando para los que vencen a fin del mes pero el cobrador va a visitarles a inicio del mes.
  • Porcentaje: porcentaje de interés diario.
  • Días de gracia: si la cantidad de días de atraso es menor a la cantidad de días indicada aquí, entonces, no se calculará el interés.

Nota: El Porcentaje y los Días de Gracia están predeterminados en la Configuración del Sistema, pero puede ser modificado aquí.

La lista generada se ordena según el siguiente criterio:

• Cliente colectivo (Asociación)
• Código de Cliente
• Sucursal o Centro de Costos (un asiento para cada sucursal)
• Moneda (un asiento para cada moneda de compromiso)
• Cuenta de Clientes (un asiento para cada cuenta de cliente)
• Fecha de Vencimiento

Pulse el botón Siguiente para avanzar al siguiente paso en el que se mostrará la lista generada con los parámetros indicados.

Paso 2 – Seleccionar Clientes y las cuotas.

En este paso, seleccionar los clientes y las cuotas a incluir en la lista. La selección se puede realizar manualmente haciendo clic en la columna “Seleccionar” de la cuadrícula o se puede utilizar la ayuda para seleccionar a través del cuadro de lista desplegable que tiene las siguientes opciones:

• Seleccionar Todos
• Seleccionar El primero Vencido de cada Cliente
• Seleccionar El primero Vencido de cada Documento de cada Cliente
• Seleccionar Los DOS primeros vencidos de cada Cliente
• Seleccionar Los TRES primeros vencidos de cada Cliente

Luego de elegir una opción pulse el botón que se encuentra al lado del cuadro de lista desplegable para que se aplique la selección. Luego puede modificar manualmente el resultado.

Columnas de la lista en la cuadrícula

* Columnas que son siempre solo de lectura (no se pueden modificar)

Pulse el botón Siguiente para avanzar al paso final.

Paso 3 – Finalizar

En este paso se muestra un resumen de la lista; se indica el nombre del archivo con el que se guardará la lista; y, las acciones Al Finalizar.

• Resumen del resultado: se informan los siguientes resultados:
  • Cantidad de Clientes seleccionados.
  • Monto total de amortizaciones.
  • Monto total de Intereses.
• Nombre para el archivo de la Lista: (predeterminado: fecha de vencimiento “_aammdd_” + código de cobrador + tres dígitos generados aleatóriamente)
• Al Finalizar: pueden seleccionarse una de las siguientes opciones a ser ejecutadas al finalizar el asistente.
  • Guardar la Lista de Cobranza en una Tabla de VFP
  • Guardar la Lista de Cobranza en una Tabla de VFP y un archivo Excel.
  • Guardar la Lista de Cobranza en una Tabla de VFP e Imprimir.

La lista guardada se podrá utilizar posteriormente para imprimirla nuevamente y para generar el registro de los documentos (Facturas y Recibos).

Pulse el botón Finalizar una vez indicadas sus preferencias.

Informes

• Lista para el cobrador ordenado por:
  • Sucursal o Centro de Costos: Cuando cambia, empieza en nueva página.
  • Cliente Colectivo: Cuando cambia, empieza en nueva página
  • Zona y SubZona del cliente (Si se indicó un Cliente Colectivo, se toman los del Cliente Colectivo).
  • Moneda del Compromiso
  • Cuenta contable
• Documentos de cobranza generados(Facturas y Recibos).
• Rendimiento de cobranza

Pertenece al grupo de Asistentes de Gestión de Llave. Se ejecuta automáticamente desde los formularios de Operaciones Comerciales cuando Llave detecta que existen cuentas a pagar o cuando se deben revertir Provisiones de Pago o Contratos de Compra. Vea también las Características Comunes de Asistentes Interactivos de Pagos y de Cobros.

La acción que desencadena la comprobación de saldos es el registro del código del agente (proveedor). Estas comprobaciones están relacionadas con el tipo de documento de la siguiente manera:

1. Comprobación de saldos de cuentas corrientes de proveedores, cuando se registran:
   1. Recibo de terceros
   2. Orden de Pago.
   3. Comprobante de Pago Crédito: cuando se registra este documento en vez del Recibo del proveedor.

Nota: Las cuentas corrientes de proveedores pueden ser generadas tanto a partir de Facturas a Crédito como de Facturas Contado pendientes de pago, por que en estas últimas se utiliza como CLO una cuenta del pasivo con categoría de cuenta a pagar, las mismas que en Facturas a Crédito.

2. Comprobación de saldos en cuentas de Provisión de pago, cuando se registran:
   1. Orden de Pago.
   2. Factura Contado de Terceros
   3. Factura a Crédito de Terceros
   4. Comprobante de Pago Contado: cuando se registra este documento en vez de la Factura Contado del proveedor
   5. Comprobante interno de compra.

El caso 1 exige que haya saldos en cuentas corrientes para realizar pagos, entonces en estos casos, si la comprobación de saldo del agente (proveedor) falla, Llave informa y borrar el código del agente si es un nuevo documento. En el otro caso (2.) no es obligatorio que existan saldos para registrar los documentos y, entonces, no se informa si no hay saldos y se puede continuar la operación de registro normalmente.

El Asistente determina los saldos no pagados exclusivamente a partir de cuentas de cuentas pasivas. Entonces, si en el activo figuran cuentas tipo adelanto a proveedores o alquileres pagados por anticipado, no serán consideradas por el Asistente.

Para ejecutar de nuevo el Asistente de Pagos se pulsa el botón “Proveedor” situado encima de la casilla en la que se registra el código del Agente.

Formulario del Asistente de Pagos

Este Asistente de Gestión genera automáticamente las Ordenes de Pago respecto a los compromisos vencidos a una determinada fecha. Para ejecutar el Asistente vaya al menú con la siguiente ruta: Operaciones \ Asistentes \ Asistente para Ordenar Pagos.

El Asistente no puede generar las Ordenes de Pago referentes a compromisos registrados en asientos manuales, debido a que no puede determinar por sí misma la Operación Comercial a la que corresponde. En estos casos el sistema lo avisará para que el usuario cree la Orden de Pago en el propio formulario de la Operación Comercial que considere conveniente.

     El Asistente se ejecuta en los tres pasos a seguir:

     Paso 1. Parámetros

• Parámetros de la Orden de Pago (OP) a generar: son los datos directamente relacionados a los documentos a generar. Es obligatorio completar estos parámetros para que el Asistente le habilite al Siguiente paso:
  • Fecha de las OP a generar: indique aquí la fecha con que se generarán las OP. La fecha predeterminada es el día de hoy.
  • Cuenta de Liquidación de la Obligación – CLO: es un cuadro de lista desplegable con todas las cuentas de categoría Caja y Banco disponibles en el Plan de Cuentas.
• Parámetros para filtrar los documentos a considerar: de entre todos los compromisos aún no cancelados se seleccionarán aquellos que cumplan con los siguientes parámetros:
  • Vencimientos hasta: para seleccionar solo los documentos (cuotas) vencidos a la fecha indicada o antes de dicha fecha. La fecha del día de hoy – que aparece en forma predeterminada – puede ser modificada una fecha anterior e incluso posterior.
  • Cuenta de “Proveedores”: es un cuadro de lista desplegable en el que aparecen todas las cuentas del auxiliar de Proveedores que figuran en el Plan de Cuentas.
  • Moneda del Compromiso: selecciones una moneda para considerar solo aquellos compromisos asumidos en dicha moneda.
• Indicar las retenciones que se van a generar con las OP: tilde estas casillas si desea que se practiquen las siguientes retenciones:
  • Retención de IVA
  • Retención de Impuesto a la Renta
• Ver configuración de impuestos: Haga clic en este botón para que se muestre un cuadro con la configuración de impuestos. El Asistente toma esta configuración para generar las retenciones. Las casillas del ítem anterior aparecerán tildadas, también conforme a la configuración de impuestos.

Pulse el botón Siguiente para pasar al Paso 2.

Paso 2. Seleccionar las cuentas a pagar

En esta paso aparecen, en una cuadrícula, todos los vencimientos a la fecha indicada en el paso anterior, de los compromisos en la moneda y la cuenta seleccionadas.

Posee la casilla “Selecc” para ir tildando los compromisos para los cuales generar las Ordenes de Pago. Para tildar las casillas haga clic con el mouse o, posicionándose en la misma con ayuda del cursor, pulse la barra espaciadora o la tecla Enter.

Indicar el monto a pagar: el la columna Amortizar puede indicar un monto igual o inferior al que figura en la columna Deuda menos el monto de la columna Ya Amortizado.

Lista de Búsqueda: por encima de la cuadrícula aparece un botón con la imagen de unos anteojos que puede pulsar para que se abra una ventana con los mismos datos de la cuadrícula en la que puede pulsar las teclas CTRL.+B para que se ejecute el cuadro de búsqueda.

Filtrar por una Orden de Trabajo: pulsando el botón con la etiqueta “OT” puede seleccionar una de las Ordenes de Trabajo que se muestran en una lista, para filtrar los compromisos relacionados a dicha Orden. Este botón no aparece si la empresa no tiene configurada las Ordenes de Trabajo como Documento de Producción.

Pulse el botón Siguiente para pasar al Paso 3.

     Paso 3. Finalizar

Nuevamente aparece una cuadrícula. Está rellenada con los compromisos seleccionados y muestra los siguientes datos:

• Proveedor o Prestador: la razón social del Proveedor o Prestador.
• OP: el número de Orden de Pago con el que se generarán los documentos.

Nota: El Asistente asigna el mismo número de OP para los que poseen el mismo código de proveedor, misma cuenta del pasivo, mismo Centro de Costos o Sucursal, misma Moneda del Compromiso, mismo tipo de Operación Comercial, mismo Título y misma Orden de Trabajo.

• Amortizar: el monto que se va a amortizar.
• IVA prov.: solo si se refiere a una Provisión de Pago, muestra el monto del IVA calculado. Esto es debido a que en las provisiones de pago todavía no se considera el IVA y, por lo tanto, la deuda que proviene de este tipo de documento no incluye el IVA, pero, en la Orden de Pago ya se lo debe considerar.
• Ret. de IVA: muestra el monto calculado para la Retención del IVA. Aparece solo en una de las líneas de la misma OP y representa el total para todas las líneas.
• Ret. de Renta: muestra el monto calculado para la Retención del Impuesto a la Renta. Aparece solo en una de las líneas de la misma OP y representa el total para todas las líneas.
• Monto CLO: es el monto que se asignará a la cuenta de liquidación de la obligación en el documento generado. Normalmente corresponderá al monto del cheque a pagar, o sea que es el monto a Amortizar menos las Retenciones y más el IVA si es una Provisión de Pago. Este monto aparece solo en una de las líneas de la misma OP y representa el total para todas las líneas.

Al pié de la cuadrícula se informan los totales de todas las columnas numéricas.

Al finalizar, imprimir cada Orden de Pago: esta casilla, que aparece tildada de forma predeterminada, indica que se muestre en pantalla la imagen de impresión de cada Orden de Pago generada. Para imprimirla pulse el botón de impresión que aparece junto con la imagen. También puede sacarle el tilde a la casilla si no desea que se muestren en pantalla.

Pulse el botón Finalizar para que se generen las Ordenes de Pago.

Este es un Asistente de Gestión, especialmente diseñado para establecer las relaciones internas entre documentos. Normalmente, la relación se genera a partir de los Asistentes Interactivos de Pagos o de Cobros, pero en algunos casos, se realizan operaciones especiales que están fuera del alcance de estos Asistentes, como por ejemplo, cuando se realizan asientos manuales o cuando, al registrar un pago, se descuentan adelantos a través del formulario de Otras Cuentas de Liquidación de la Obligación (Otras CLO). En estos casos, y en cualquier otro caso que el sistema detecta la necesidad, se ejecuta este Asistente de forma automática.

Es importante resaltar que no se permitirá guardar un documento o asiento manual si, por ejemplo, se indica un descuento de adelanto realizado y, sin embargo, no existen saldos de adelantos para el agente y la moneda indicados.

En el asistente aparecen todos los datos resaltantes del documento que se está registrando y en una cuadrícula, la relación de los documentos y los montos a los cuales puede referirse. Entonces, seleccione tildando la columna “Selecc” los documentos a descontar.

El Asistente de Gestión nos ayuda a imprimir cheques en formularios continuos preimpresos. Para ejecutar el Asistente vaya al menú con la siguiente ruta: Operaciones \ Asistentes \ Asistente para impresión de Cheques.

La configuración de la impresión se realiza con el formulario de Configuración de Impresión de Documentos

Paso 1. Parámetros iniciales

Los parámetros iniciales son los siguientes:

• Seleccione la cuenta de Banco: es un cuadro de lista desplegable que muestra las cuentas de banco que figuran en el Plan de Cuentas para seleccionar una de ellas.
• Seleccione la configuración: es un cuadro de lista desplegable con las configuraciones – de impresión de cheques – disponibles para la cuenta de banco seleccionada.
• Solo cheques asociados a Ordenes de Pago: marque esta casilla para que se filtren los cheques que figuran en Ordenes de Pago.
• Solo cheques con números provisorios generados por Llave: esta casilla se marca si desea imprimir solo aquellos cheques que se encuentran con el número con subrayado inicial (Ej. _SXIKJE23S).

Actualizar cheques ya impresos: este es un botón que permite acceder la lista de los cheques que figuran en el Libro de Bancos como no impresos con el objeto de actualizar aquellos que, en realidad, ya fueron impresos por otros medios diferentes a este Asistente.

Pulse el botón Siguiente para pasar al Paso 2.

Paso 2. Cheques a imprimir:

Muestra la cuadrícula con los cheques y los documentos asociados, correspondientes a la cuenta de banco seleccionada, que todavía no fueron impresos, para seleccionarlos.

La cuadrícula posee una columna – Selecc – con la casilla que el usuario debe tildar para seleccionar los cheques a imprimir.

Opciones disponibles:

• Regenerar los números de cheques a partir del número: aquí se indica – de manera predeterminada – el siguiente número de cheque después del último impreso por el sistema. Los cheques seleccionados se numerarán secuencialmente empezando por este número. El usuario debe comprobar si corresponde al primer cheque del formulario continuo y corregir si es necesario para que coincidan exactamente.
  Si se borra el número que aparece en la casilla el Asistente no modificará los números de cheques seleccionados, sin embargo, se controlará que la secuencia sea correcta.
  El motivo de esta operación es que los números de cheque que figuran en el libro de bancos son provisorios, si todavía no fueron impresos. Entonces, se corregirán y se actualizarán con los números generados aquí.
• Fecha de emisión de los cheques – para actualizarlos: indica la fecha de hoy como sugerencia para de fecha de emisión de los cheques. El usuario puede cambiar esta fecha. La fecha indicada se anotará en el libro de bancos y se imprimirá en los cheques.
  Esta fecha no debe quedar en blanco por que debe existir una fecha de emisión asociada en el Libro de Bancos aunque después no se imprima como se permite el paso 3.
• Lista de Búsqueda: es el botón con la imagen de unos anteojos, para consultar todo el libro de Banco.

Pulse el botón Siguiente para pasar al Paso 3.

Paso 3. Ordenar la Impresión de los Cheques:

• Resumen de los cheques seleccionados: número inicial y final; cantidad de cheques.
• Imprimir en blanco: el usuario puede tildar las casillas de verificación para no imprimir en los cheques, los siguientes datos:
  1. Las fechas de los cheques
  2. Los nombres de beneficiarios (emitir al portador).
• Imprimir Lista de Cheques: Botón para imprimir una lista de los cheques seleccionados.

Al Pulsar el botón Siguiente el sistema emite un mensaje de alerta para tener la impresora preparada y se inicia la impresión.

     Paso 4. Finalizar

En este paso se espera que se impriman todos los cheques y luego se informa a Llave del resultado seleccionando una de las siguientes opciones:

• Se imprimieron todos los cheques
• NO se imprimió ningún cheque
• Se imprimieron solo hasta el número: se indica el último número impreso seleccionándolo del cuadro de lista desplegable que aparece al lado de esta opción.

El sistema anota en el libro de banco la fecha de impresión de cada cheque efectivamente impreso y el usuario que lo ordenó. Para ver estos datos recurra al informe Cheques Impresos – fecha y usuario de grupo de informes de Gestión. Notar que la fecha del cheque no es la misma que la fecha de su impresión y aquí nos referimos solo a su fecha de impresión.

Debe pulsar el botón Finalizar para registrar los datos de la impresión según se indicó antes. Estando en este paso no se puede retroceder a pasos anteriores ni cancelar el Asistente por que ya no se pueden cambiar los parámetros iniciales de la impresión.

Nota: si realizó una impresión de prueba seleccione la opción “NO se imprimió ningún cheque” para que todo quede como si no se haya ejecutado el Asistente.

Es un Asistente de Gestión que guía paso a paso al usuario para realizar la conciliación entre:

1. El Saldo del Libro Mayor: a partir del registro contable de la cuenta de banco. Aquí se consideran las fechas contables (del documento), no las fechas de los cheques o depósito, y;
2. El Saldo en el Extracto Bancario: a partir del Extracto Bancario provisto por el Banco. Se consideran las fechas de cobro de los cheques y las fechas en que se acreditaron los depósitos.

Los datos principales de los Extractos de Banco – cuenta, año, mes, saldo – deben estar previamente registrados para realizar la conciliación. Vea el recurso Actualizar Extractos Bancarios del menú Herramientas.

El Asistente de Conciliación Bancaria se encuentra en el menú Operaciones submenú Asistentes.

El asistente solo admite conciliaciones mensuales del periodo contable actual. La primera conciliación puede abarcar todos los meses anteriores a un mes que se toma como punto de partida.

Nota: Antes de realizar una conciliación bancaria es importante ejecutar el informe Libro de Banco para comprobar si hay inconsistencias entre el Libro de Bancos y el Libro Mayor.

Los pasos del Asistente son los siguientes:

Paso 1. Seleccionar cuenta Bancaria

Al ejecutar el Asistente aparece el primer paso en el que debe seleccionarse una de las cuentas de banco que se muestran en un cuadro. Las cuentas se toman del Plan de Cuentas.

Actualizar Extracto Bancario: también está disponible para ejecutar el formulario de actualización de datos básicos del Extracto Bancario, sin embargo, es posible que el usuario no pueda ejecutarlo si no está habilitado para el efecto.

Una vez seleccionada la cuenta de banco puede pulsar el botón Siguiente para avanzar al próximo paso.

Paso 2. Año y Mes de la Conciliación Bancaria

En el cuadro de lista desplegable, seleccione el año/mes de la conciliación a procesar. Luego, pulse el botón Siguiente.

Aquí aparecen solo los meses del año correspondientes al periodo actual que ya fueron añadidos en el formulario de Actualización del Extracto de Banco. Si no aparece el mes que desea procesar, debe retroceder al primer paso – con el botón anterior – y pulsar el botón Actualizar Extracto Bancario.

Paso 3. Libro de Bancos

En este paso se seleccionan los registros para reproducir el Extracto de Banco en el Libro de Bancos. Entonces, se muestra una cuadrícula con los registros del Libro de Banco del Llave. Los registros que se muestran – depósitos y cheques – son los que están asociados a documentos contabilizados en el mes y año del Extracto elegido o anteriores que no figuren en conciliaciones de meses anteriores. Es importante resaltar que no se considera la fecha del cheque o depósito que figuran en el Libro de Bancos; solo se toma en cuenta la fecha del Libro Mayor relacionado.

La cuadrícula posee una columna – la primera, llamada Selección – que permite seleccionar los movimientos que figuran en el Extracto Bancario correspondiente. Puede seleccionar todos los registros haciendo un clic en el encabezado de la columna y por el contrario, puede ‘desmarcar’ todos los registros haciendo clic con el botón derecho del ratón.

Lista de Registros del Libro de Banco: puede pulsar el botón – con la imagen en un anteojos – para ver la lista de todos los registros y buscar cualquiera de ellos con el recurso de búsqueda que aparece pulsando las teclas <CTRL+B>. Una vez encontrado el registro puede pulsar las teclas <CTRL+W> para cerrar la lista y volver al la cuadrícula posicionado en ese registro o pulsar el botón <ESC> para retornar al registro inicial.

Pulse el botón Siguiente.

Paso 4. Reproducción del Extracto Bancario

Aquí se completan los datos de la Reproducción del Extracto Bancario. Posee los siguiente Recursos:

Registrar Fecha de Cobro: en la cuadrícula se actualizan las fechas de cobro de los cheques. Esto es importante por que, en el informe de Conciliación Bancaria, los registros se ordenan por este dato y, así, se puede comparar con mayor facilidad los datos del Extracto Bancario propiamente dicho. (Los que auditen a la empresa estarán sumamente agradecidos de encontrar este orden para facilitarles el control).

Totales que figuran en el Extracto: en la parte inferior del formulario se registran los totales de las columnas Débitos y Créditos que figuran en el Extracto Bancario. Estos valores sirven para comparar con los totales del Reproducción del Extracto.

Saldo que figura en el Extracto: muestra el saldo que figura en el Extracto que fue anteriormente registrado en el formulario de Actualización del Extracto Bancario.

Saldo en el Extracto anterior: se muestra, a modo informativo, el saldo del Extracto del mes anterior.

Ejecutar Informe de Control: es un botón con el que se ejecuta un informe que facilita el análisis para determinar datos que están faltando o sobrando.

Paso 5. Finalizar

En este paso se muestra el resultado final del la conciliación bancaria con la presentación siguiente:

     Nota: los valores no tienen aplicados los signos.

Este Asistente de Gestión tiene dos objetivos:

1. Le asiste al usuario a generar un documento con el detalle de las recaudaciones que se depositarán. Las recaudaciones que todavía no fueron depositados son seleccionadas por el usuario en una lista que construye el Asistente. Por último el Asistente genera el asiento contable correspondiente al depósito.
2. Permite llevar un control estricto y detallado del depósito de cada recaudación. Vea el informe Recaudaciones Vs. Depósitos.

Paso 1. Parámetros

Cuenta de Caja con las recaudaciones: seleccione en este cuadro de lista desplegable la cuenta de caja donde el sistema buscará las recaudaciones no depositadas para presentarla en el siguiente paso.

Depositar recaudaciones del Periodo Contable Anterior: tildar este control para construir la lista con las recaudaciones no depositadas del periodo contable anterior.

Número de la boleta de depósito: el número con el cual se registrará el documento.

Fecha del depósito: la fecha del documento de depósito. Debe ser la misma en que efectivamente se realiza el depósito.

Cuenta de Banco donde Depositar: seleccione la cuenta de banco donde se realizará el depósito.

Paso 2. Seleccionar los ingresos a depositar

En este paso se presenta la lista de las recaudaciones que todavía no fueron depositadas para seleccionarlos con un clic en la columna Depositar.

Además, se presenta la siguiente opción.

Ctro. de Costos: aquí puede seleccionar un Centro De Costos para aplicar un filtro a la lista.

Paso 3. Finalizar y Generar el Depósito

Centro de Costos: seleccione el Centro de Costos en el que se depositarán las recaudaciones seleccionadas.

Transferencia desde Centros de Costos de Ingresos: si alguno de los Centros de Costos seleccionados corresponde a Centros de Costos distintos del que recibirá el depósito, puede ordenar al sistema que el asiento contable generado contemple la operación complementaria de Transferencia de Recursos entre Centros de Costos.

Finalmente, pulse el botón Finalizar para generar el asiento.

Este Asistente de Gestión genera los asientos de Depreciación y de Revalúo de los bienes del activo fijo a los efectos de la liquidación del Impuesto a la Renta correspondiente al ejercicio fiscal actual. No se modifican de ningún modo los valores (asientos) de periodos contables anteriores al actual.

Una vez generados los asientos se puede imprimir el informe Cuadro Demostrativo de Revalúo y Depreciación de Bienes del Activo Fijo en el formato exigido por el Ministerio de Hacienda.

Para ejecutar el Asistente de Depreciación y Revalúo ingrese al menú Operaciones \ Asistentes \ Depreciación y Revalúo.

Nota: antes de ejecutar el Asistente debe seleccionar el periodo contable en el menú Herramientas \ Periodo Contable.

El Asistente se ejecuta en los cuatro siguientes pasos:

Paso 1 – Vida Útil

Vida útil: En la cuadrícula puede actualizar los años de vida útil correspondiente a cada grupo de activo fijo.

Notas:

• El lugar correcto para actualizar esta propiedad es en el Plan de Cuentas. Sin embargo, se optó por incluir este recurso en la primera versión del Asistente solo debido a que la propiedad “Vida Útil” es una propiedad nueva en el Plan de Cuentas y todavía no lo tienen rellenados.
• Si no aparecen todos los grupos esperados, revise la propiedad «Depreciable = Si» en el Plan de Cuentas.
• Si la vida útil de un determinado tipo de bien se cambia a partir de determinada fecha por disposición legal, debe crearse otro grupo de activos fijos para los bienes pertenecientes a dicho grupo y que sean adquiridos a partir de dicha fecha. De esta forma, cada grupo – el nuevo y el viejo – mantiene su propia definición de vida útil.

Actualizar Valor Inicial y Fecha de Adquisición: En la tabla de activos fijos (menú: Herramientas \ Activos Fijos) deberían ser rellenados estos datos al completarse los datos de cada Activo Fijo. Sin embargo, en caso no se los haya completado puede usarse este recurso con las siguientes observaciones:

• No se completarán los datos si un activo fijo se registró por primera vez en un asiento de apertura. Deberá completarse manualmente.
• Si la compra de un activo fijo se realizó a través de varias facturas contado, el sistema no sumará todas las facturas contados para determinar el valor inicial. Solo tomará el valor de la primera factura. Vea también el comentario en la definición de Unidad Nula.

Paso 2 – Coeficientes de Revalúo

Rellene la tabla con el “coeficiente de revalúo de los bienes del activo fijo a los efectos de la liquidación del Impuesto a la Renta correspondiente al ejercicio fiscal actual” proporcionado por el Ministerio de Hacienda.

Paso 3 – Fecha y Cuentas para asientos generados

Para indicar la fecha de cálculo y generación de los asientos y las cuentas necesarias.

Cuenta de ‘Reserva de Revalúo’ o de Ingreso por Revalúo: seleccione la cuenta en el cuadro de lista replegable.

Llave puede determinar por sí mismo la cuenta cuando la misma está con las siguientes propiedades en el Plan de Cuentas: la cuenta de ‘Reserva de Revalúo’ debe tener su Categoría definida como tal, o sea, como Reserva de Revalúo. Si no existe esta cuenta, puede utilizarse una cuenta de Ingreso cuya propiedad Cuenta Especial sea: Ingreso por Revalúo. En este caso la cuenta debe encontrarse entre las que pertenecen a la Categoría de Ingresos Extraordinarios.

Cuenta de Gasto por Depreciación: seleccione la cuenta en el cuadro de lista replegable.

Llave detectará esta cuenta si su propiedad Cuenta Especial está definida como Gasto de Depreciación y pertenece a una de las siguientes Categorías: Gastos Administrativos, Gastos Extraordinarios u Otros Gastos.

Paso 4 – Finalizar

Al finalizar se generan los asientos en dos tipos de documentos:

• Revalúo
• Depreciación

Además, para cada uno de ellos, se generan tantos asientos como Centros de Costos estén involucrados.

Forzar la Depreciación Total de los bienes sin vida útil restante: Si esta casilla está tildada, se va a forzar la depreciación total de aquellos bienes que, a pesar de haber caducado su vida útil, poseen un valor fiscal neto mayor que cero después de habérseles aplicado las fórmulas normales de depreciación. También se corrigen los casos en que el valor fiscal neto al final es menor que cero. Para identificar los casos en que se realizaron estas correcciones consulte la columna “Notas” en el archivo exportado a Excel.

Nombre del archivo para el informe: la tabla con todos los datos de los cálculos realizados se guarda en una tabla de Visual FoxPro y en otra de Excel. Aquí puede indicar un nombre diferente al sugerido por Llave. La carpeta utilizada se llama “dr_info” dentro de la carpeta de Llave, en el servidor. Para obtener información respecto a la estructura de los archivos generados consulte también el tema Asistente de Depreciación y Revalúo – Estudios.

Vista Preliminar: muestra la tabla generada y lo guarda en un archivo de Excel llamado “dr.xls”.

Nota: si, en este paso, se cancela el Asistente, no se afectará la base de datos de ningún modo. Entonces, puede ejecutar el Asistente hasta este paso al solo efecto de obtener los informes adicionales.

Informes adicionales

• Los excluidos por encontrarse totalmente depreciados o transferidos a otros Centros de Costos: Lista de Activos fijos cuyos «Valor Fiscal Neto» ANTES del Cierre y ANTES de los asientos de Depreciación y Revalúo son menores o iguales a CERO. Esta lista es útil por que se refiere a los Activos Fijos que son excluidos del informe final y puede albergar algunos problemas tales como por ejemplo: saldos negativos debido a que la depreciación acumulada es mayor el valor revaluado.
  La lista generada se exporta a un archivo de Microsoft Excel llamado “dr_saldo0” que se guarda en la carpeta principal de llave en el servidor.
• Todos los Activos Fijos excluidos sin considerar Centros de Costos: a diferencia del informe anterior:
  1. Incluye a los que figuraban en periodos contables anteriores pero ya no figuran en el actual
  2. Excluye a los que, teniendo saldo menores o igual a cero en un Centro de Costos, sin embargo fue incluido en otro Centro de Costos.

La lista generada se exporta a un archivo de Microsoft Excel llamado “dr_exclu” que se guarda en la carpeta principal de llave en el servidor.

Nota: La búsqueda se realiza solo en los documentos confirmados de la base de datos contable, entonces, no aparecerán los que no tienen movimiento contable.

• Costo Inicial MAYOR al Valor Revaluado en el Ejercicio Anterior: lista de los Activos Fijos cuyos Costos Iniciales (Columna ValorIni) son mayores al Valor Revaluado en el Ejercicio Anterior(Columna Reval_ant).

Informe

Cuadro Demostrativo de Revalúo y Depreciación de Bienes del Activo Fijo: a partir de la tabla generada por el Asistente de Depreciación y Revalúo, se imprime este informe en el formato exigido por el Ministerio de Hacienda. El informe ordena los Activos Fijos por Centro de Costos, luego por Grupo de Activos y por el nombre del Activo. Se informa un total para cada Centro de Costos, cada grupo y un total genera.

Además, están disponibles los siguientes parámetros para filtrar el informe: Sucursal o Centro de Costos, Región y Grupo de Activo.

Reglas para los cálculos

1. Fecha de adquisición: se considera la fecha registrada con los datos iniciales del activo fijo que se registraron en el auxiliar de activos fijos (menú Auxiliares / Activos Fijos). Si el o los documentos de compra tiene otras fechas no serán tomados en cuenta.
2. Valor Inicial: el valor inicial se toma de los datos iniciales del activo fijo que se registraron en el auxiliar de activos fijos (menú Auxiliares / Activos Fijos).
3. Bienes cuya vida útil fenece durante el periodo fiscal: Llave calcula el revalúo y la depreciación en función a los meses restantes de vida útil durante el periodo fiscal actual incluyendo al mes en que fenece la vida útil. Nota: la vida útil del bien fenece un día antes del día de su adquisición, por ejemplo, si un bien es comprado el 15/02/2000 y tiene 10 años de vida útil, la misma fenecerá el 14/02/2010.
4. Bienes adquiridos durante el actual periodo fiscal: se calculan el revalúo y la depreciación en función a los meses transcurridos desde el mes de su adquisición hasta el final del periodo fiscal actual, excluyendo al mes de adquisición a no ser que la fecha de compra haya sido el día primero del mes. Al excluir al mes de adquisición se está siendo coherente con regla establecida por el Ministerio de Hacienda que estable los coeficientes para los bienes en existencia al día primero de cada mes.
   Nota: En realidad, el Ministerio de Hacienda utiliza criterio diferente para otro caso: cuando un bien se enajena en el mismo periodo fiscal de su adquisición, establece una regla de cálculo que incluye al mes de adquisición y excluye al de enajenación. Sin embargo, esta inconsistencia no afecta a este Asistente.
5. Bienes enajenados durante el periodo fiscal: Llave no los considera. Se determina si un bien del activo fijo ya fue enajenado por su saldo de cantidad. En estos casos corresponde que el usuario realice los asientos necesarios, en la fecha de enajenación, para liquidar totalmente el bien en la base de datos contable.
6. Valor Revaluado del Ejercicio Anterior: es el valor revaluado que figura en el asiento de apertura. Sin embargo, Llave considera también cualquier otro asiento que modifica este valor durante el ejercicio fiscal, antes del revalúo actual. Si el bien fue adquirido durante el ejercicio, lógicamente, se toma el valor de compra que figura en la base de datos contable (Debe coincidir con el Valor Inicial registrado en los datos iniciales del activo fijo en el auxiliar de activos fijos (menú Auxiliares / Activos Fijos).
   Nota: en algunas ocasiones los usuarios registran la compra de un mismo activo a través de varias facturas contado. Llave tomará el valor que resulte de sumar todas las factura. Un cuidado especial que debe tenerse en estos casos, es con la cantidad del bien: la cantidad debe estar determinada solo por la primera factura registrada y, en las demás facturas, debe utilizarse la Unidad Nula para que no se incremente la cantidad.

En LLAVE, el Cierre del Periodo Contable es una serie de operaciones que se realizan en conjunto para garantizar una total coherencia entre todas ellas. Inclusive ya se realiza la apertura del siguiente periodo.

Para realizar el Cierre del Periodo Contable haga clic en el menú Operaciones luego en Procesamientos Automáticos y por último en Cierre del Periodo. Aparecerá el siguiente formulario, luego de recordarle que realice una copia de seguridad:

Cuadro «Fecha de Cierre»: para indicar la fecha del cierre. Normalmente el último día del año.

Opciones

Botón «Iniciar»: pulse el botón Iniciar para que se inicie el procesamiento. O Cancelar en el caso contrario.

Al Iniciarse el procesamiento el formulario mostrará las etapas del proceso como en la siguiente imagen:

Descripción de cada etapa

1. Controles de Consistencia: Realiza todos los controles de consistencia para informar al usuario los que existan. Algunas inconsistencias impiden que se realice el cierre definitivo del periodo, como por ejemplo, el sistema no permite que existan documentos sin confirmar, sin embargo, otras inconsistencias pueden ser resueltas durante el propio proceso de cierre. Entonces el usuario debe evaluar bien las inconsistencias existentes para evitar pérdidas de tiempo. Ejecute el formulario de Informes de Consistencia (en el menú Herramientas) y verifique y corrija en todos los casos de las siguientes inconsistencias:

2. Preparar para recalcular stock: