Se emite cuando hay Facturas a Crédito, Provisiones, o Facturas Contado Pendiente de Pago. Se utiliza para registrar el cheque y luego tramitar la autorización del pago y la firma del cheque. En Llave, los cheques asociados a las Ordenes de Pago son tratados como Cheques Emitidos No Entregados y afectan el Libro de Banco en ese carácter pero no se registran contablemente hasta que se registre el Recibo correspondiente.
Notas:
- Las Órdenes de Pago no generan Asientos Contables.
- Las empresas que son Agentes de Retención de Impuestos deben, obligatoriamente, indicar las retenciones en las propias Órdenes de Pago de manera que los montos que se afectan a las cuentas de banco o caja, sean los que efectivamente serán pagados.
Operaciones Comerciales
Las Operaciones Comerciales en las que se puede emitir Ordenes de Pago son:
- Compra de Activos
- Egresos por Costos
- Gastos en General
- Gastos de Nómina: (debe existir una Provisión de Pago en vez de Factura a Crédito)
Para registrarlas
Las Ordenes de Pago pueden crearse de dos maneras:
- Manualmente, como cualquier otro documento en el formulario de la Operación Comercial correspondiente, o;
- Con la ayuda del Asistente para Ordenar Pagos.
Para registrar manualmente: Se identifica en primer lugar la Operación Comercial a la que corresponde y se procede como normalmente para cualquier documento en Llave con las siguientes particularidades:
- Al escribir el código del proveedor se ejecutará el Asistente Interactivo de Pagos si hay saldos a favor del mismo.
- En el Asistente se indican los vencimientos y los montos a pagar
- Se rellenan los demás datos: CLO (una cuenta de banco), número de cheque, etc.
- Se registran las retenciones de impuestos u otras retenciones utilizando el botón de Otras CLO.
Importante: en las Ordenes de Pago no deben registrarse lo siguiente:
- No deben registrarse descuentos. Los descuentos deberían estar registrados en la factura o en su caso, en Notas de Crédito.
- No deben añadirse líneas a la cuadrícula de detalles para indicar otros compromisos. Esto por que la Orden de Pago no debe, en ningún caso, utilizarse para originar compromisos que no existían previamente.
Liquidación de la Orden de Pago
Las Ordenes de Pago se liquidan con Recibos – por Facturas a Crédito – con Facturas Contado – por Provisiones de Pago – o con Comprobante de Pago por Contado – por Factura Contado Pendiente de Pago – exclusivamente.
Cuando se registren cualquiera de estos documentos de liquidación se ejecutará automáticamente el Asistente Interactivo de Pagos en el que aparecerán los compromisos con las Ordenes de Pago asociadas.
Se pueden indicar varias Ordenes de Pago para el mismo documento de Liquidación.
Caso especiales a considerar con las Provisiones:
- El I.V.A.: siendo que las provisiones no registran el I.V.A., las Ordenes de Pago deben considerarlas para que los montos de los cheques a emitirse sean correctos. Entonces, el único caso en que se trata el I.V.A. con las Ordenes de Pago es cuando el documento a Liquidar es una Provisión.
- Provisión y Factura a Crédito: si, habiendo una Provisión, el proveedor presenta una Factura a Crédito, la Orden de Pago debe estar referida a la Factura a Crédito no a la Provisión.
Referencias
La Referencia anterior de una Orden de Pago es la Orden de Trabajo que figura en la Factura a Crédito correspondiente. De ser éste el caso, será automáticamente detectado por Llave y se rellenará el espacio para la Orden de Trabajo.
Importante: cada Orden de Pago debe corresponder obligatoriamente a;
- Una sola Orden de Trabajo
- La misma moneda de los compromisos;
- La misma cuenta contable y,
- Los compromisos que se pagan deben corresponder un mismo Centro de Costos.
También debe cuidarse que el Título utilizado en los compromisos y los pagos sea el mismo. Esto no es obligatorio pero es importante para el buen orden de la información.
Cuando a un documento, por ejemplo un recibo, están asociadas retenciones de IVA o de Impuesto a la Renta, puede imprimir el o los Comprobantes de Retención de Impuestos en un formulario continuo preimpreso.
Se imprimirá un Comprobante de Retención de Impuestos por cada documento al que haga referencia el Recibo o Comprobante de Pago por Crédito. Si la retención se practicó en la propia Factura Contado o Factura a Crédito, lógicamente, se imprimirá siempre un solo Comprobante de Retención de Impuestos. Note que no se puede ordenar la impresión desde la Orden de Pago a pesar de que en la misma se deben prever las retenciones que se practicarán en el documento de pago.
Para ordenar su impresión seleccione la opción “Comprobante de Retención de Impuestos” en la lista desplegable de la Barra de Herramientas y luego pulse el botón con el símbolo de la impresora. No se puede hacer una presentación preliminar del mismo.
Configuración de impresión
Para configurar la impresión de los Comprobantes de Retención de Impuestos consulte el capítulo de Configuración de Impresión de Documentos.
Los Comprobantes de Pago son documentos de gestión emitidos por la empresa para dejar constancias, firmadas por los beneficiarios, de los pagos realizados. En Llave existen dos tipos de Comprobantes de Pago:
- Comprobante de Pago Por Contado: utilizado cuando se realizan pagos al contado (no tienen pasivos a nombre del beneficiario excepto provisión). Por ejemplo:
- Cuando se paga directamente por una Factura Contado sin haberlo registrado como Factura Contado Pendiente de Pago.
- Cuando se realizan pagos a partir de provisiones sin mediar Facturas a Crédito.
- Comprobante de Pago Por Crédito: cuando se paga por un pasivo que no sea provisión. Por Ejemplo:
- Pagos por Facturas a Crédito
- Pagos por Facturas Contado pendientes de Pago.
Los Comprobantes de Pago pueden ser generados manualmente por el usuario directamente en el formulario de Operación Comercial correspondiente (Gastos en General, Egresos por Costos, etc.) o pueden ser generados en forma automática por Llave con el Asistente para Pagos.
Nota: Los Comprobantes de Pagos sustituyen al registro en la base de datos de los Recibos y las Facturas Contado (excepto cuando, estos últimos, hayan sido registrados como Facturas Contado Pendiente de Pago). Al registrar estos comprobantes se indica en Llave el número y la fecha del Recibo o la Factura Contado que les corresponde.
Numeración de los Comprobantes de Pago
Los Comprobantes de Pago se enumeran normalmente en forma independiente según su tipo Contado o Crédito. Sin embargo, se puede configurar el sistema para que la numeración sea generada por Llave en una secuencia que no distingue si el comprobante es por Contado o por Crédito. Para ello debe ejecutar el formulario “Configurar el Sistema” del menú “Herramientas” y en la ficha “Numeración” tildar la opción: Comprobantes de Pago (Contado y Crédito) con la misma secuencia de numeración. Esta opción es útil cuando se quiere llevar un control estricto de los pagos realizados.
Las Notas de Débito y de Crédito en LLAVE tienen la particularidad que son siempre generados en forma automática a partir de un documento ya existente, es decir, no se puede ingresar al Formulario de una Operación Comercial y crear un nuevo documento seleccionando una de las Notas. El documento generado puede ser modificado por el usuario para indicar los ítems y los montos que correspondan.
Llave dispone de dos maneras de generar las Notas de Débito o de Crédito:
- Asistente para Generar Notas de Débito y de Crédito: desde el menú Operaciones seleccionar la opción Notas de Débito/Crédito y luego, en el submenú que aparece, la opción Generador. El generador se ejecuta en dos pasos:
- Tipo de Nota: Es para seleccionar una de las opciones, Nota de Débito o Nota de Crédito. Cuando se trata de Notas emitidas por los proveedores, debe tener en cuenta que para registrarlo en Llave debe invertir el tipo de Nota. Esto es por que, desde la contabilidad del proveedor, una Nota de Crédito en Llave debe generarse un Débito.
- Documento de Referencia: Luego de seleccionar el Tipo de Nota haga clic en la pestaña de la segunda ficha en donde debe dar un clic en el botón Seleccionar para que aparezca la lista de documentos donde se selecciona exactamente el documento original respecto al cual se desea generar la Nota. Pude pulsar <CTRL + B> para buscar el documento deseado y, una vez que el cursor se sitúe en la línea del documento, se pulsa <CTRL + W> con lo cual Llave genera la Nota con los mismos datos del documento original. Vea más adelante, la manera de modificar el documento generado para reproducir exactamente la Nota deseada.
Nota: para utilizar esta opción no es necesario que esté abierto ningún formulario de Operación Comercial por que Llave abrirá automáticamente el formulario de la operación correspondiente al documento de referencia.
- Directamente desde el documento de referencia: la otra forma de generar Notas es situándose directamente en el documento de referencia respecto al cual se desea generarlo y luego se abre el menú Operaciones donde, en el submenú de la opción Notas de Débito/Crédito, se hace clic en el tipo de Nota que se desea generar. Entonces, Llave genera la Nota a partir del documento que está a la vista. Vea en el siguiente párrafo, la manera de modificar el documento generado para reproducir exactamente la Nota deseada.
Modificación del documento generado
Una vez generada la Nota pude modificarla conforme a las siguientes reglas:
- Eliminar las líneas que no correspondan: Al reproducirse el documento original en la cuadrícula de detalle aparecen todas las líneas que posee el mismo, entonces, debe eliminar las que no correspondan a la Nota que se está generando;
- Modificar los montos: normalmente la Nota será por montos inferiores a los originales por lo que corresponde modificarlos para reproducir exactamente los de la Nota. En ningún caso debe modificar el signo del documento original. A veces los usuarios creen que deben ponerle signo negativo para que la inversión contable se produzca lo cual no se debe hacer por que no es necesario. Tampoco, en ningún caso, los montos deben ser mayores a los del documento original;
- Devolución de mercaderías: en este caso se debe modificar solamente la columna de cantidad para indicar lo que fue devuelto sin modificar el monto de la columna precio unitario. El sistema descontará del stock la cantidad de mercadería indicada. Observe que tampoco en este caso es necesario utilizar el signo negativo para la cantidad;
- Disminuir el costo de la mercadería sin modificar la cantidad: un caso muy frecuente es el que pretende disminuir el costo de la mercadería sin modificar la cantidad (no se trata de devolución de mercadería). Este caso debe ser atendido muy cuidadosamente. Para que el sistema no altere la cantidad de mercadería debe seleccionar la Unidad Nula en la columna de Unidad y, entonces, modificar la cantidad (solo a modo informativo) y el Precio Unitario de forma que, el total del ítem en cuestión, coincida con la Nota.
- Exento o Gravado: No debe modificar la condición de Exento o Gravado de ninguno de los ítems de manera que el sistema pueda revertir el IVA proporcionalmente a los montos indicados (o no revertirlo según el caso).
- Descuentos: cuando el documento original posee descuento se puede modificar su monto en forma proporcional a los montos de la Nota para que Llave también revierta el descuento solo por el monto indicado.
- Cuenta contable: En ningún caso se deben alterar las cuentas contables originales ni añadir cuentas que no existían en el mismo.
Comentarios
Las Notas de Débito por devolución de mercaderías a proveedores, pueden generar una distorsión de los saldos de los costos de mercaderías debido a se rompe – obligadamente – la regla de costeo utilizada.
Las Órdenes de Servicio Interno tienen por objeto iniciar, dentro de la empresa, el proceso de prestación de un servicio específico bien definido para un cliente también específico.
Cuando se crea la Factura Contado o Crédito del cliente, se ejecuta automáticamente el Asistente Interactivo para Descontar Documentos de Gestión en el que se muestra la lista de Ordenes de Servicio del Cliente para seleccionar los que serán descontados o facturados.
Notas:
- Las Órdenes de Servicio Interno no generan Asientos Contables.
- En las empresas de Producción se utiliza, en vez de la Orden de Servicio Interno, la Orden de Trabajo que tienen un comportamiento completamente diferente.
Operaciones Comerciales
Las Órdenes de Servicio Interno se registran en una operación especial y exclusiva llamada también Órdenes de Servicio.
Para registrarlas
Las Órdenes de Servicio Interno se registran como cualquier operación comercial indicando ya todas las cuentas y costos (sin el IVA) de los servicios a prestar. Es como si fuese un Presupuesto.
En Llave, las Órdenes de Trabajo se utilizan exclusivamente en las empresas de producción de bienes. Tiene el objeto de marcar el inicio de un trabajo y, a partir de ese momento, relacionar a esa Orden de Trabajo (OT), todos los gastos y los ingresos del mismo, de manera a obtener un buen control de los costos y, si es posible, de las ganancias por cada OT.
Notas:
- Las Órdenes de Trabajo no generan Asientos Contables.
- En las empresas de Servicio se utiliza, en vez de la Orden de Trabajo, la Orden de Servicio Interno que tienen un comportamiento completamente diferente.
- Las Órdenes de Trabajo son los únicos documentos que se pueden modificar dentro de periodos cerrados. Esto es con el objetivo de permitir, en especial a las Regiones de OT, asociar más Órdenes de Trabajo a la Región sin necesidad de reabrir el periodo.
Operaciones Comerciales
Las Órdenes de Trabajo se registran en una operación especial y exclusiva llamada también Orden de Trabajo.
Para registrarlas
Las Órdenes de Trabajo se registran como cualquier operación comercial con las siguientes particularidades:
- Los datos de la cuadrícula de detalles no tienen ningún valor informático. Sin embargo, debe seleccionar alguna cuenta e indicarse cualquier valor.
- Para definir Regiones de Órdenes de Trabajo debe indicar las demás Órdenes de Trabajo integrantes de la Región.
Regiones de Órdenes de Trabajo
Se pueden agrupar varias Órdenes de Trabajo bajo el concepto de Región. La definición de la Región se realiza registrando una Orden de Trabajo como cualquier otra, con la particularidad que está relacionada a varias (otras) Órdenes de Trabajo. Entonces, cuando en los informes se selecciona esta OT (OT Región), se incluyen en el informe todos los documentos relacionados a las OT de la región.
Informes con parámetro OT
El parámetro rango de fecha tiene un comportamiento diferente cuando selecciona una OT. Normalmente, el máximo rango de fechas es el que abarca todo el periodo contable actual. Sin embargo, cuando está seleccionada una OT, se admiten rangos de fechas mayores para abarcar desde el primer documento que existe en toda la base de datos.
De esta forma, pueden realizarse informes que detallen, por ejemplo, todos los costos de una OT incluyendo a los periodos contables anteriores. Una utilidad muy interesante de este comportamiento es el de obtener un Cuadro de Resultados de una OT en el que se incluyen todos ingresos y egresos relacionados a la OT seleccionada aunque el inicio de la misma esté en periodos contables anteriores.
Una excepción a este comportamiento ocurre con los informes de cuentas de Clientes, Proveedores o Empleados. En estos casos, incluso cuando está seleccionada una OT, Llave construye los informes exclusivamente con los datos del periodo contable actual, tomando del asiento de apertura los saldos de cada documento pendiente al finalizar el periodo anterior.
Los documentos de provisión utilizados en LLAVE son:
- Provisión de Pagos en General
- Provisión de Pago en Nómina
- Provisión de Cobro
Procedimiento para registrar provisiones
- Se Ejecuta el formulario de la operación correspondiente, por ejemplo, una Compra de Activos, un Egreso por Costos, Gastos en General, etc.
- Se rellena el formulario como si fuese una operación normal con las siguientes diferencias:
- Debe indicarse el documento de provisión correspondiente; y,
- Como Cuenta de Liquidación de la Obligación una cuenta de provisión: al indicar un documento de Provisión, el sistema buscará las cuentas de provisión disponibles para que el usuario selecciones la mas La posibilidad de configurar las Cuentas de Liquidación de la Obligación, haciendo un clic con el botón derecho del mouse, no está disponible en este caso ya que el sistema, de por sí, ya buscará todas las que sean posibles y, si entre ellas no existe la que se requiere, debe crease la cuenta.
Nota: En cuadro de lista desplegable de las Cuentas de Liquidación de la Obligación están habilitadas solo las cuentas con categoría de provisión.
Para crear cuentas de provisión debe tener especial cuidado de indicar, en la categoría de la cuenta, que se trata de una cuenta de Provisión, luego indicar también el tipo de auxiliar – proveedor, empleado o cliente – y su clasificación en grupos (puede usarse un grupo indeterminado)
- El control para seleccionar el modo del IVA está desactivado por que no corresponde registrar contablemente el IVA cuando todavía no se recibió el documento que se aprovisiona. Sin embargo, y esto es muy importante, los montos deben registrarse ya en la columna que corresponda, exenta o gravada, para que más adelante, cuando se registre la Factura o la Orden de Pago, el sistema los ubique en la columna adecuada.
- El botón para registrar “Otras Cuentas de Liquidación de la Obligación – Otras CLO” está desactivado para impedir que se registren contablemente las retenciones hasta tanto no se reciba el documento correspondiente.
Importante: en las provisiones no se puede utilizar el recurso de “Transferir a las Sucursales de la Cuadrícula”. Está desconectado por que si se transfiriese, en la reversión posterior el usuario debería determinar los montos a revertir en todas las operaciones implicadas:
- provisión en la sucursal de origen
- remisión en la sucursal de origen para cada sucursal de destino y
- recepción de la transferencia en cada sucursal de destino
Esto resultaría muy complejo tanto para el usuario como para el sistema que debe presentar un resumen fácil de interpretar para que el usuario indique los montos a revertir.
¿Por qué es necesario revertir también la transferencia? Por que, el pago se realizará en la sucursal de origen con recursos disponibles en la sucursal de origen, entonces, recién en el momento de registrar la factura (contado o crédito) deben transferirse los gastos (o costos).
Emisión de Ordenes de Pago
Tome cuidado al ordenar pagos a partir de las provisiones por facturas a recibir de los proveedores o prestadores. Esto es debido a que nunca se sabe exactamente el monto de IVA que el proveedor calculará en su documento, por que si existe, aunque sea una pequeña diferencia, ya se traducirá en el monto del cheque que se prepara con las Ordenes de Pago. También generará diferencias en los cálculos de retenciones de impuestos.
Los Contratos de Venta que se registran en Llave permiten:
- Definir cuotas y fechas de vencimientos
- Relacionar las facturas a las cuotas definidas en los contratos para llevar un control tal que, en el informe “Cada documento con sus Cobros” puedan verse en detalle las cuotas previstas en el contrato y como se fueron cancelando cada uno con sus correspondientes facturas.
Los Contratos de Venta se registran en Cuentas de Orden. Entonces, lo primero a configurar es el Plan de Cuentas en la que deben crearse las cuentas necesarias como el siguiente ejemplo
Las cuentas “V1.01” y “V1.02” deben tener las siguientes propiedades:
Las cuentas acreedoras deben tener las siguientes propiedades:
Comentarios
La codificación de las cuentas de orden para los contratos – como todas las cuentas contables en Llave – no tiene más limitación que la que establece el buen sentido. Por ejemplo, lógicamente debe utilizar una codificación diferente a las de las cuentas patrimoniales.
Una limitación que debe llevar en cuenta a registrar contratos es que: en la cuadrícula de detalles no se puede indicar más que una cuenta.