Plan de Cuentas

Cada cuenta posee propiedades que determinan la naturaleza exacta de la cuenta con la finalidad de guiar al usuario cuando la utiliza. Además, Llave genera los asientos contables en función a las propiedades de las cuentas.

Las propiedades de las cuentas son las siguientes:

1. Clasificación de la Cuenta: Determina la clasificación de la cuenta por su objeto básico
2. Categoría de la Cuenta: Clasificación de las cuentas por su objeto específico.
3. Título en las Operaciones: Determina el texto de Título que aparece en los formularios de Operaciones Comerciales.
4. Plazo de Vencimiento: plazo de vencimiento relacionado a la cuenta.
5. Moneda de la Partida Monetaria: Código de la moneda de las cuentas que son Partidas Monetarias.
6. Tipo de Auxiliar: El tipo de Auxiliar asociado a la cuenta.
7. Grupo de Auxiliar: El grupo al que corresponde el Auxiliar asociado a la cuenta.
8. Inventario Controlado: uso interno
9. Estadio del Bien: El estadio de fabricación o procesamiento en que se encuentra el bien.
10. Cuenta Especial: Definición de las cuentas que requieren de indicación especial de su finalidad más específica que la categoría.
11. Cuenta Documentada: en estudio
12. Cuenta con Garantía: en estudio
13. Depreciable: Indica si el Activo Fijo es depreciable.
14. Deducible del Impuesto a la Renta: en estudio
15. Perfil de Impuesto: en estudio
16. Categoría en el Estado de Resultado: Indica la clasificación de la cuenta en el informe de Estado de Resultado.
17. Cuenta Relacionada: en estudio
18. Creado por: código del usuario que creó la cuenta.
19. Fecha de Creación: fecha en que la cuenta fue creada.
20. Modificado por: código del usuario que modificó la cuenta por última vez.
21. Fecha de Modificación: fecha en que modificó la cuenta por última vez.

CLASIFICACIÓN BÁSICA DE LA CUENTA

Determina la clasificación de la cuenta por su objeto básico. Es la mínima definición requerida por las cuentas.

COMENTARIOS
Las cuentas de título solo requieren, de parte del usuario, la definición de su Clasificación Básica.

CATEGORÍA DE LA CUENTA

Cada ítem de la Clasificación Básica se clasifica a su vez, en categorías. Es el segundo nivel de clasificación de las cuentas.

Categorías en el Activo

1. Caja
2. Banco
3. Colocaciones temporarias (Valores negociables según NIC).: excedentes de fondos invertidos transitoriamente. Ej.: oro, títulos, colocación a corto plazo en Bancos.
4. Créditos: los créditos en general sean Créditos por Ventas u otros que impliquen recibir de terceros efectivos, bienes o servicios, excepto las colocaciones temporarias.
5. Servicios en curso: servicios que se están prestando pero que todavía no fueron cobrados al cliente.
6. Mano de Obra en Curso: Mano de Obra en la producción de bienes.
7. Gastos en la Obra/Servicio (Costo): los gastos realizados en la obra o producción de bienes o servicios que son costos directos.
8. Bienes de Cambio (o inventarios según NIC): los tenidos para la venta o en proceso de producción para dicha venta o a ser consumidos en la producción de los bienes y servicios vendidos (productos terminados, mercaderías de reventa, productos en proceso, materias primas, etc.)
9. Participación permanente en otras sociedades
10. Otras inversiones permanentes: realizadas para obtener una renta o beneficio.
11. Bienes de Uso: los que se emplean en la actividad de la empresa y no se consumen con el primer uso (terrenos, edificios, rodados, máquinas, etc.)
12. Bienes intangibles: similares a las de uso, salvo por cuestiones físicas. Fowler Newton critica por innecesarias que estos bienes se desagreguen a su vez en bienes inmateriales (cuentas representativas de franquicias, privilegios y otros similares y llave de negocio) y cargos diferidos (el resto).
13. Otros bienes (o activos): no comprendidos en la enumeración anterior, como las existencias de repuestos de los Bienes de Uso, la papelería, muestras y materiales de propaganda o los bienes tangibles de uso retirados del servicio.

Categorías en el Pasivo

14. Cuentas a Pagar: cuentas con proveedores, empleados, propietarios y órganos oficiales.
15. Provisiones: «La palabra provisión se usa, en general, para referirse a deudas devengadas pero no documentadas ni exigibles a la fecha.» («Contabilidad Básica» §8,3 ítem 6) de Fowler Newton).
16. Previsiones: «Pasivos contingentes cuyo efecto patrimonial ha sido contabilizado.» («Contabilidad Básica» §18,8 de Fowler Newton). Se utiliza normalmente para registrar las cuentas consideradas incobrables.

Categorías en Participación Minoritaria

17. Participación Minoritaria

Categorías en el Patrimonio

18. Capital
19. Resultados acumulados
20. Resultado del ejercicio
21. Reserva de Revalúo
22. Otras cuentas del patrimonio

Categorías de Ingresos

23. Venta de Mercaderías y Servicios
24. Otras ventas o Ingresos varios
25. Ingresos extraordinarios

Categorías de Gastos

26. Costos
27. Gastos administrativos
28. Gastos de comercialización
29. Gastos de financiación
30. Otros gastos
31. Gastos extraordinarios

Categorías de Ganancias

TITULO EN LAS OPERACIONES

Especifica el texto con el que aparecerá en el campo «Título» de los formularios de Operaciones Comerciales. Al mismo tiempo indica el título del plan de cuentas será considerado como «Título» en los formularios de Operaciones Comerciales, por que, si no se indica un texto, no aparecerá en el formulario.

PLAZO

El plazo de vencimiento de la cuenta que puede ser:

1. Corto
2. Largo

MONEDA DE LA PARTIDA MONETARIA

Especifica la moneda que corresponde, en forma exclusiva, a las cuentas que son Partidas Monetarias. Debe ser indicada por el usuario al crear la cuenta.
El valor es el símbolo de la moneda que seleccione el usuario de las opciones disponibles.
Las opciones disponibles para los valores de la Moneda de la Partida Monetaria son definidas en el menú Herramientas\Configuración del Sistema, ficha Avanzado, botón Monedas.
El valor predeterminado es que corresponde a la moneda definida como Moneda Local.

TIPO DE AUXILIAR

Especifica el tipo de auxiliar que corresponde a la cuenta.

Valores

1. No tiene codificación de Auxiliar
2. Colocaciones temporarias codificadas para el costeo
3. Mercaderías
4. Insumos físicos de producción (Materia prima, combustibles, etc.)
5. Repuestos de bienes de uso
6. Materiales de oficina
7. Bienes de uso (activos fijos)
8. Clientes
9. Proveedores
10. Empleados
11. Accionistas, socios o propietarios
12. Órgano Oficial: Se refiere exclusivamente a las instituciones a las que se paga impuestos, tasas, patentes y otros similares. Si un Órgano Oficial es, además, cliente de la empresa, debe ser incluido también en la tabla de clientes como un cliente cualquiera con un código diferente.
13. Otras empresas o agentes.

GRUPO DEL AUXILIAR

Es la clasificación en grupos de cada tipo de auxiliar.

VALORES

Los grupos son definidos por los usuarios según la necesidad de cada empresa. Por ejemplo, para el auxiliar de Clientes el usuario puede crear los grupos «Clientes Minoristas», «Clientes Mayoristas», «Clientes Indeterminados».

Para crear nuevos grupos de algún auxiliar, debe ejecutar el formularios de configuración del plan de cuentas y crear la cuenta correspondiente.

Los grupos para cada auxiliar deben tener por lo menos una cuenta asociada en el Plan de Cuentas, por eso, se crean en forma simultánea con la creación de una cuenta.

Los nuevos grupos deben crearse solo en determinadas clases de cuentas, según el tipo de auxiliar, como sigue:

En el activo:

• Colocaciones temporarias codificadas para el costeo
• Mercaderías
• Insumos físicos de producción
• Repuestos de bienes de uso
• Materiales de oficina
• Bienes de uso (activos fijos)
• Clientes
• Otras empresas o agentes.

En el pasivo:

• Proveedores
• Empleados

En el patrimonio:

• Accionistas, socios o propietarios
• En el activo o en el pasivo indistintamente:
• Órgano Oficial

En cualquier lugar

• Servicios
• Los grupos «Indeterminados» de cualquiera de los auxiliares.

COMENTARIOS

Para todos los auxiliares (Ej. Clientes) existe siempre la alternativa de crear un grupo «Indeterminado». (Ej de grupos: «Clientes minoristas», «Clientes Mayoristas», y existe siempre «Clientes Indeterminados».

La creación de grupos «Indeterminados» es útil para crear cuentas «comodines» para algunos auxiliares. Por ejemplo, pudimos haber creado, en el activo, varios grupos pertenecientes al auxiliar «Mercaderías», sin embargo, no deseamos crear tantas cuentas tipo «Venta de Mercaderías» (Ingresos) como grupos haya, entonces, creamos solo solo una cuenta al que definimos como «indeterminado» para que el sistema – o el usuario en asientos manuales – lo utilice con la venta de mercaderías de cualquiera de los grupos.

Al crear un nuevo grupo perteneciente al Auxiliar de «Mercaderías» o al de «Servicios», se crean automáticamente un subgrupo con el mismo nombre del grupo creado y, también, se actualiza la tabla de «Categorías de Descuento» para establecer criterios de precios diferenciados por subgrupo.

COMPONENTES DE LOS GRUPOS

Los componentes de los grupos son los «individuos» del grupo. Por ejemplo: en el Auxiliar tipo «Clientes», los componentes del Grupo «Clientes Mayoristas» son cada uno de los clientes pertenecientes a ese grupo; en el Auxiliar tipo «Mercaderías», los componentes de un Grupo «Calzados para Dama» son cada una de las mercaderías de dicho grupo.
La actualización de las tablas de componentes se realiza en los elementos del menú «Mantenimiento» del sistema.

(OBS. PARA ANALISTA)

Tablas en los que se guardan los componentes
En Employee.dbf:

• Empleados
• Accionistas, socios o propietarios

En Servics.dbf

• Colocaciones temporarias codificadas para el costeo
• Mercaderías
• Insumos físicos de producción
• Repuestos de bienes de uso
• Materiales de oficina
• Servicios

En provee.dbf:

• Proveedores
• Órgano Oficial: (provee.idprovee = provee.gruprestad = plan_cta.grupo)
• Otras empresas o agentes.

En ActivosF.dbf:

• Bienes de uso (activos fijos)

En titular.dbf:

• Clientes

Cada Auxiliar puede tener un grupo «Indeterminado» cuyo codigo es «?»+el código de auxiliar. Ej: «?aClientes»

INVENTARIO CONTROLADO

Determina si el movimiento de la cuenta afecta el inventario. Es una propiedad solo de lectura.

VALORES
.T. = (Si) afecta el inventario. Significa que es una cuenta del activo y corresponde a los siguientes auxiliares
Colocaciones temporarias codificadas para el costeo

• Mercaderías
• Insumos físicos de producción
• Repuestos de bienes de uso
• Materiales de oficina

.F. = (No) afecta el invetario

(OBS. PARA ANALISTA)
Si se modifica este criterio deben estudiarse su influencia en los Procedimientos Almacenados en la Base de Datos que actualizan el inventario.

ESTADIO DEL PROCESO DEL BIEN

CUENTAS ESPECIALES

Cuentas que para las cuales el sistema requiere una identificación especial de manera a poder generar los asientos o para controlar/validar su utilización por parte del usuario

VALORES
«IVAd» :IVA crédito fiscal – deudor
«RetRENTAd» :Retención Impuesto a la Renta – deudor
«RetIVAd» :Retención de IVA – deudor
«IVAa» :IVA débito fiscal – acreedor
«RetRENTAa» :Retención Impuesto a la Renta – acreedor
«RetIVAa» :Retención de IVA – acreedor
«MercVenta» :Venta de mercaderías – ingreso
«MercCosto» :Costo de mercaderías vendidas – Gasto
«MercDevol» :Devolución de mercaderías vendidas – Ing
«MercDonac» :Donación de mercaderías – Gasto
«NoMercVen» :Venta de Activos-NO-Mercaderias
«ProvAdel» :Adelanto a proveedores
«CuotaCobr» :Cobro de cuotas por contratos
«EntregaIn» :Cuota inicial por contratos
«DeprAcum» :Depreciación acumulada
«DescConc» :Descuentos Concedidos
«DescObten» :Descuentos Obtenidos

COMENTARIOS

El nombre de la cuenta no es suficiente ni seguro para que el sistema pueda determinar, por sí misma, qué es una determinada cuenta del tipo listado arriba.

CUENTAS ESPECIALES PARA AUXILIARES
Son algunas cuentas especiales que se relacionan con los Auxiliares. Por ejemplo, …..
Ellas son:
«MercVenta» :Venta de mercaderías – ingreso
«MercCosto» :Costo de mercaderías vendidas – Gasto
«MercDevol» :Devolución de mercaderías vendidas – Ing
«MercDonac» :Donación de mercaderías – Gasto
«NoMercVen» :Venta de Activos-NO-Mercaderias
«ProvAdel» :Adelanto a proveedores
«CuotaCobr» :Cobro de cuotas por contratos
«EntregaIn» :Cuota inicial por contratos
«DeprAcum» :Depreciación acumulada

CUENTA DOCUMENTADA

CUENTA CON GARANTIA

DEPRECIABLE

DEDUCIBLE DEL IMPUESTO A LA RENTA

PERFIL DEL IMPUESTO

ESTADO DE RESULTADO

Determina la categoría correspondiente al informe de Estado de Resultado en la que se informará la cuenta.

CREADO POR…

Registra automáticamente el código del usuario que creó la cuenta.

FECHA DE CREACIÓN

Registra la fecha de creación de la cuenta.

MODIFICADO POR…

Registra automáticamente el código del usuario que modificó la cuenta.

FECHA DE MODIFICACIÓN

Registra la fecha de modificación de la cuenta.

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